Hiába válik a mindennapok részévé a digitalizálás, napjainkban sem beszélhetünk papírmentes irodákról.

"Sokan számítottak arra, hogy a PC-k és a notebookok elterjedése, illetve diadalmenete feleslegessé teszi a papírt. A papír ugyanakkor egy olyan technológiának bizonyult, amely a következő években sem fog eltűnni a mindennapi életünkből" - nyilatkozta Monica Beltrametti, a Xerox európai kutatóközpontjának vezetője.

A szakemberek és a felhasználók számára egyaránt gyorsan világossá vált, hogy egyedül csak hardveres megoldásokkal nem lehet a helyzetet megoldani. A nyomtatógyártók éppen ezért olyan technikákat igyekeztek kidolgozni, amelyekkel csökkenthetők a nyomtatási és a karbantartási költségek, valamint ezzel párhuzamosan az egész folyamat hatékonyabbá és olcsóbbá tehető. Emellett egyre fontosabb lett, hogy az emberek akár a mobil készülékeikről, például egy okostelefonról is kinyomtathassanak egy szöveges dokumentumot.

Ez önmagában elsőre lehetetlennek tűnik, hiszen az okostelefonokon nincs nyomtató- vagy hagyományos USB-port. Ezért először egy megadott e-mail címre kell elküldeni a fájlt, majd a feladó kap egy hat számjegyű kódot, amit meg kell adnia a nyomtatónak. A nyomtatás ezek után bármelyik hálózatba kötött készüléken elvégezhető. Emellett azonban a nyomtatógyártók sem tettek le a papírmentes irodák megvalósításáról. "Már most is van számos olyan automatizált szoftver, amely megkönnyíti a dokumentumok beszkennelését és az utólagos digitális kezelését" - közölte Beltrametti.

A Xerox a szó- és írásjel-felismerő technológiákra épít, amelyek képesek megkülönböztetni a kézírást és a nyomtatott szöveget, illetve e szempontok alapján külön kategóriákba is sorolják a dokumentumokat. Ezenkívül a szakemberek jelentős mértékben javítani akarnak a szöveges fájlok automatikus kiolvasásán és az adatbázisokban való információtároláson.

S hogy mit hozhat a jövő? Nos, Beltrametti úgy vélte: a hagyományos papír mellett - de közel sem helyette - hamarosan elterjedhet az elektronikus papír, amely egy komoly alternatíva. Amíg azonban a technológia kiforrottá válik, viszonylag sok idő telik majd el. Fontos ugyanis, hogy a szövegek az e-papíron is ugyanolyan jól olvashatók és olcsón elhelyezhetők legyenek, illetve a költségeket is csökkentsék. Van egy másik alternatíva is, ami szintén érdekes lehet. A Xerox laboratóriumaiban kísérleteznek egy olyan különleges papírral, amely képes letörölni a ráírt tartalmat. Erre a célra a kutatók az UV-fényt használják és a folyamat hőhatásokkal felgyorsítható. Jelenleg ez a kísérleti papír akár 50-szer is újraírható és így már a mostani állapotában is segíthet lecsökkenteni a felhasznált papírmennyiséget.