A két vállalat szakemberei szerint sokan nem veszik elég komolyan a nyomtatókból kinyerhető adatok által jelentett lehetséges veszélyeket.

Az illetéktelenek bármikor betekinthetnek a kinyomtatott anyagokba fontos jelszavak és más információk után kutatva, vagy lekérhetik a nyomtatási információkat és ezáltal bizalmas adatokhoz juthatnak. A Xerox éppen ezért fejlesztette ki az Intelligent Redaction nevű termékét, amelynek célja, hogy megakadályozza, hogy bárki betekinthessen egy kinyomtatott dokumentumba.

Az Intelligent Redaction képes az anyagokban végrehajtott jelszavak és más fontos információk utáni keresések meggátolására is. Minden irodai vezető vagy alkalmazott maga állapíthatná meg, hogy mely iratokba kik tekinthetnek bele, így megakadályozható lenne a bizalmas adatok kiszivárgása. A Xerox Research Center Europe már tartott is egy előzetes tesztet a fanciaországi Grenoble városában, amely sikeresen végződött. Az eszköz képes az összefüggéseket felismerni és a tartalmakat elemezni.

A Hewlett-Packard mérnökei is valami hasonló megoldást fejlesztettek ki, amelynek neve Secure Print Advantage lett és a feladata szintén a nyomtatókból, multifunkciós készülékekből és faxokból való adatlopások meggátolása. Az új berendezés egyszerre nyújt szoftveres és hardveres védelmet és a tavaly bemutatkozott Secure Advantage termékcsalád tagja. Az integrált program titkosítja az információkat a nyomtatás előtt és a futó folyamatokat átkutatja kártevők, például kémprogramok és jelszólopók) után, emellett szintén lehetőség van a nyomtatási jogok meghatározására, kibővítésére és szűkítésére.

Ráadásul a megoldás integrálható a vállalatok központi biztonsági rendszereibe, így valóban hatékony védelmet nyújthat az illetéktelen hozzáférésekkel szemben. Van azonban mindkét rendszernek egy gyenge pontja: az emberi hibák és gyengeség ellen egyik sem véd.