Alex
Információkezelő berendezésekké váltak a fénymásolók
A papír alapú és a digitális dokumentumok közti űr nem a papír teljes mellőzésével, hanem a dokumentumok adatainak hatékonyabb használatával, kezelésével és tárolásával hidalható át.
A minden nagyobb irodában megtalálható fénymásolók modern verziói igazából kifinomult információkezelő berendezések. Ezek a többfunkciós berendezések a papír alapú dokumentumokat digitális fájlokká alakíthatják, és ugyanazzal a mozdulattal több célállomásra is továbbíthatják. Egy-egy dokumentumot egyszerűen és biztonságosan meg lehet osztani több irodai alkalmazottal, helytől függetlenül és akár egyidejűleg is. Elég egy fájlnevet és célállomást — ez lehet e-mail cím, hálózati mappa vagy egy dokumentumtár — kiválasztani a berendezés érintőképernyőjén előre beprogramozott lehetőségek közül, amivel elkerülhetők a továbbítási hibák, és egyszerűbb a feldolgozás.
Ma már a digitalizált, archivált dokumentumokat akár a bennük foglalt vonalkód alapján is lehet tárolni, vagy továbbítani. Az írott információ szükség szerint kinyerhető optikai szövegfelismerővel (OCR). A lapolvasás és az OCR használatával az alkalmazottak gyorskereséseket futtathatnak a cég dokumentumtárában, és nem kell több száz vagy ezer papírlapot végignézniük.
A nyílt fejlesztői platformokkal a felhasználók saját munkafolyamataikhoz igazíthatják a többfunkciós nyomtató működését. Bárki, aki ért a szoftverfejlesztéshez, szabványos webes eszközökkel gyorsan és egyszerűen tud olyan alkalmazásokat létrehozni, amik testre szabott felhasználói felületet nyújtanak. Ahogyan egy asztali számítógépen is priorizálni lehet a leggyakrabban használt programokat és fájlokat, úgy tudják a fejlesztők az érintőképernyőn is előtérbe helyezni a munkatársak számára legfontosabb eszközöket. Például egy orvosi rendelőben beállíthatják a rendszert, hogy gyorsabban kezelje a betegek kartonjait. Így az egészségügyi dolgozók az érintőképernyőn egy szimbólumot kiválasztva hozzáférhetnek a webes dokumentumkezelő rendszerhez, és előhívhatják a betegek kartonjainak listáját.
A dokumentumok beolvashatók közvetlenül a vállalati tartalomkezelő rendszerbe (ECM), amely automatikusan továbbítja azt a megfelelő kollégához vagy részlegre. Ilyen környezetben a modern dokumentumok is megfelelhetnek az előírásoknak a hozzáférési jogosultságok kezelése, a digitális aláírás és az auditálható munkafolyamat révén. Ezzel az éves ellenőrzések is egyszerűbbek, ráadásul a tartalom egy biztonságos webes adattárban marad, ami napi 24 órában hozzáférhető, és amiben kulcsszavak segítségével lehet keresni (például ügyfelek neve, sorszámok vagy egyedi mezők alapján).
Míg a hagyományos dokumentumokat el lehet veszíteni, vagy ellophatják őket, az MFP képes a rendszerben eltárolni minden lemásolt, kinyomtatott, beolvasott vagy elfaxolt dokumentumot. Ez bonyolítja is a helyzetet, hiszen ezeket az adatokat is védeni kell. Épp ezért ahogyan a saját számítógépünkön is van víruskereső, ugyanúgy léteznek már alkalmazások az MFP védelmére is.
A minden nagyobb irodában megtalálható fénymásolók modern verziói igazából kifinomult információkezelő berendezések. Ezek a többfunkciós berendezések a papír alapú dokumentumokat digitális fájlokká alakíthatják, és ugyanazzal a mozdulattal több célállomásra is továbbíthatják. Egy-egy dokumentumot egyszerűen és biztonságosan meg lehet osztani több irodai alkalmazottal, helytől függetlenül és akár egyidejűleg is. Elég egy fájlnevet és célállomást — ez lehet e-mail cím, hálózati mappa vagy egy dokumentumtár — kiválasztani a berendezés érintőképernyőjén előre beprogramozott lehetőségek közül, amivel elkerülhetők a továbbítási hibák, és egyszerűbb a feldolgozás. Ma már a digitalizált, archivált dokumentumokat akár a bennük foglalt vonalkód alapján is lehet tárolni, vagy továbbítani. Az írott információ szükség szerint kinyerhető optikai szövegfelismerővel (OCR). A lapolvasás és az OCR használatával az alkalmazottak gyorskereséseket futtathatnak a cég dokumentumtárában, és nem kell több száz vagy ezer papírlapot végignézniük.
A nyílt fejlesztői platformokkal a felhasználók saját munkafolyamataikhoz igazíthatják a többfunkciós nyomtató működését. Bárki, aki ért a szoftverfejlesztéshez, szabványos webes eszközökkel gyorsan és egyszerűen tud olyan alkalmazásokat létrehozni, amik testre szabott felhasználói felületet nyújtanak. Ahogyan egy asztali számítógépen is priorizálni lehet a leggyakrabban használt programokat és fájlokat, úgy tudják a fejlesztők az érintőképernyőn is előtérbe helyezni a munkatársak számára legfontosabb eszközöket. Például egy orvosi rendelőben beállíthatják a rendszert, hogy gyorsabban kezelje a betegek kartonjait. Így az egészségügyi dolgozók az érintőképernyőn egy szimbólumot kiválasztva hozzáférhetnek a webes dokumentumkezelő rendszerhez, és előhívhatják a betegek kartonjainak listáját.
A dokumentumok beolvashatók közvetlenül a vállalati tartalomkezelő rendszerbe (ECM), amely automatikusan továbbítja azt a megfelelő kollégához vagy részlegre. Ilyen környezetben a modern dokumentumok is megfelelhetnek az előírásoknak a hozzáférési jogosultságok kezelése, a digitális aláírás és az auditálható munkafolyamat révén. Ezzel az éves ellenőrzések is egyszerűbbek, ráadásul a tartalom egy biztonságos webes adattárban marad, ami napi 24 órában hozzáférhető, és amiben kulcsszavak segítségével lehet keresni (például ügyfelek neve, sorszámok vagy egyedi mezők alapján).
Míg a hagyományos dokumentumokat el lehet veszíteni, vagy ellophatják őket, az MFP képes a rendszerben eltárolni minden lemásolt, kinyomtatott, beolvasott vagy elfaxolt dokumentumot. Ez bonyolítja is a helyzetet, hiszen ezeket az adatokat is védeni kell. Épp ezért ahogyan a saját számítógépünkön is van víruskereső, ugyanúgy léteznek már alkalmazások az MFP védelmére is.