Egyre több felől hallani manapság az e-kormányzatiság, és az e-önkormányzatiság fogalmairól. Mindenhol törekvésként fogalmazódik meg, hogy a helyi és országos közigazgatás egyre nagyobb területét lássák el informatikai támogató és megoldás rendszerekkel.

Ezek nem pusztán gyorsítják és egyszerűsítik az ügyintézési, pénzügyi és szervezési folyamatokat, hanem jelentős megtakarítások is elérhetők vele. Ezeknek a rendszereknek a kiépítése természetesen először befektetést igényel, de már középtávon visszahozhatják a rájuk fordított összegeket. Nem is feltétlen készpénzes formában (nem gazdasági szervezetekről lévén szó), de a munka, és idő ráfordításban mindenképp. A különböző közigazgatási szolgáltatások színvonalának emelkedése pedig olyan hozadék, amely ha kevésbé kézzelfoghatóan is (bár mérésükre van módszer), mindannyiunk közérzetét, életminőségét javítja. Az ilyen átfogó, integrált rendszerek sajátosságairól, alkalmazásáról és lehetőségeiről beszélt Breczku János, az IQSYS Informatikai Rt. államigazgatási üzletágának projektigazgatója, és Kovács András technológiai igazgató.

Manapság a kormányzati és önkormányzati szervek tevékenységét két csoportra szokás osztani, úgynevezett back office, és front office tevékenységekre. Ezek között az eltérő feladatcsoportok között persze lehetnek átfedések, de mindenképpen közös jellemzőjük, hogy a bennük végzett munka informatikai eszközökkel jól támogatható. Hagyományosan a back office tevékenység alá sorolandók a különböző pénztári pénzügyi és az ügyviteli rendszerek.

Természetesen a szisztéma nem az élő munkaerő helyettesítésére, hanem munkafolyamatainak racionalizálására szolgál. Azt teszi lehetővé, hogy a különböző munkatársak a helyett, hogy mappákkal a hónuk alatt, vég nélkül futkosnának egyik osztályról a másikig, az érdemi munkára tudjanak koncentrálni. Természetesen az ilyen rendszerek kiépítésének van egy ésszerű, alsó mérethatára, de elmondható, hogy egy 20-25 főt foglalkoztató önkormányzat már haszonnal vezethet be ilyen alkalmazásokat.

A front office-nak nevezett tevékenységi kör még érzékenyebb terület, hiszen ez az, amelyikkel a felhasználók, a lakosság folyamatos, napi kapcsolatban van. Épp e miatt azonban talán még fontosabb, hogy az itt zajló folyamatok minél gördülékenyebben és gyorsabban, minél ügyfélbarátabb módon menjenek végbe. Ilyen front office platformok a belső és külső portál, és a lakossági és céges ügyintézések jelentős része. Egy külső önkormányzati, vagy kormányzati portáltól ma már elvárás például, hogy úgynevezett "intelligens portál"-ként működjön. Elvárás, hogy bizonyos ügyek intézése már az interneten keresztül elindítható legyen, jó, ha menet közben az ügyfél meg tudja nézni, hol tart éppen az ügy, amiben érintett. Hosszú távon persze az is célkitűzés, hogy az ügyintézés teljes menete végigvihető legyen az interneten keresztül, de - bár a technológia nem csak hogy készen van, de kapható is a piacon - a lakossági ügyek intézése ettől még távol áll. Elérhetőbbnek látszik ugyanez a különböző cégek és jogi személyek számára. Az önkormányzat üzemeltethet olyan hitelesítési szolgáltatást, amely az illetékességébe tartozó cégek számára biztosítja a teljes körű digitális ügyintézés lehetőségét. Ez az adott cégnek adott esetben csak néhány tízezer forintos költséget jelentene, igaz, az önkormányzatnak valamivel nagyobbat, bár ha integrált rendszer kiépítése mellett dönt, akkor annak egy ilyen modul is része lehet.

Összességében elmondható, hogy az önkormányzatok örömmel állnak az ilyen jellegű változások elébe, és csak az anyagi forrásokra várnak, hogy elkezdjék projektjeiket. A jó hír, hogy úgy tűnik, már nem kell soká várniuk. Kiírásra kerültek már ugyanis azok az informatikai célú pályázatok, amelyek elegendő összeget biztosítanak az ilyen fejlesztések számára. A beruházások nagyságrendjéről annyit, hogy egy-egy teljesen integrált rendszer a "zöld jelzéstől" számított 1,5 éven belül kiépíthető.

A költségekről nehéz bármi konkrétumot mondani, hiszen azt számos tényező befolyásolja, és a különböző beruházások az igények felmérése után mind egyedi összeget emésztenek fel. Az ez évben kiépülő, és átadásra kerülő "közháló" nevű állami projekt egyébként komoly lendületet ad majd minden ilyen beruházásnak. Várható tőle, hogy a teljes államigazgatást egyetlen rendszerbe kapcsolva a különböző szervek között átívelő (pld. önkormányzat-minisztérium) folyamatokat is képes lesz egy integrált megközelítésben kezelni. Ez nem csak gyorsabbá tenné a különböző folyamatokat, hanem áttekinthetőbbé és olcsóbbá is. Ez lehetne tehát az egyik és talán legelőremutatóbb eszköze a már sokat hangoztatott "olcsóbb állam" koncepció megvalósításának - igaz, ehhez előbb beruházásokra van szükség.