Berta Sándor

Új szabályok az irodai kommunikációban

E-mailek, telefonhívások, azonnali üzenetek - mindaz, ami a napi munkában segítséget jelenthet a cégeknek és alkalmazottaiknak, könnyen átláthatatlan információáradattá válhat.

A Microsoft, az IBM, az Intel, a Google és más nagyvállalatok éppen ez utóbbi jelenség ellen akarnak harcolni. A cégek a Stanford, a Haifai és a Kaliforniai Egyetem kutatóival, valamint a Morgan Stanley cég munkatársaival közösen megalapították az Information Overload Research Group (IORG) nevű szervezetet. Az IORG fő célja, hogy a termelékenység jelenlegi legnagyobb kihívásait kutassa és megoldásokat kínáljon az ezekkel kapcsolatos problémákra. A kérdések között előkelő helyen szerepel az információáradat káros hatásai és azok lehetséges kivédése, illetve a cégeket és az alkalmazottaikat megterhelő adatdömping lecsökkentése.

Az első tárgyalásokra még tavaly januárban került sor Redmondban, a Microsoft központjában, ezt a találkozót követte az IORG megalakulása. A szervezet az első konferenciáját várhatóan az idén július 15-én tartja majd. A csoport azt ajánlja a vállalatoknak, hogy igyekezzenek lecsökkenteni az e-mail forgalmukat és csak a legszükségesebb esetekben használják az elektronikus leveleket vagy az azonnali üzenetküldő rendszereket. Emellett fontos, hogy az e-mailek mindig tömörek és lényegre törőek legyenek.

Az információáradat problémája egyre gyakrabban érinti a cégeket és leterheli a hálózataikat. Az Intel belső felmérése szerint azok a munkatársak, akiket nem zavarnak meg állandóan a digitális üzenetek, jóval hatékonyabbak és kreatívabbak. Egy átlagos munkatárs naponta több mint 50-szer használja a levelezőprogramját, emellett 77-szer küld vagy fogad rövid üzeneteket. Egy alkalmazott ráadásul átlagosan naponta 40 honlapot is felkeres. Mindez évente csak az Egyesült Államokban 650 milliárd dolláros kárt okoz, hiszen, amíg az illető e-mailt olvas, nem dolgozik, ezáltal pedig csökken munkavégzésének hatékonysága.

Az Intel tavaly már kísérleti jelleggel két kezdeményezést is indított. Az első a Zero E-mail Fridays nevet kapta és a pénteki e-mailstophoz a munkatársak 30 százaléka tartotta is magát. A másik programban kedd délelőttönként az alkalmazottaknak 4 órán át minden digitális és személyes kapcsolatukat a minimálisra kellett csökkenteniük. Az Intel dolgozóinak 75 százaléka nyilatkozott később úgy, hogy a megoldást ki kellene terjeszteni az egész konszernre és az összes alkalmazottra. Mindezek figyelembe vételével komoly lehetőség van arra, hogy a vállalatok új szabályokat vezessenek be a közeljövőben az irodia kommunikációban.

Hozzászólások

A témához csak regisztrált és bejelentkezett látogatók szólhatnak hozzá!
Bejelentkezéshez klikk ide
(Regisztráció a fórum nyitóoldalán)
  • Griphons #11
    Van egy remek progi Thunderbird használóknak: TBTray-nek hívják, és leküldi az óra mellé a thunderbirdet, és folyamatos tájékoztatást ad a beérkező mailekről.

    Nekem egyébként folyamatosan szükségem van az e-mail-ekre (azon kapom a munkámhoz az adatokat), valamint weboldalakat is "kénytelen vagyok" nézegetni. Persze nem youtube-ot :)
    Ha a főnököm ilyet tervezne, hogy e-mail megvonás, meg elektronika megvonás, akkor maga alatt vágná a fát, mert akkor nem tudnék dolgozni :)
  • Petka #10
    Nekem csak akkor jelez, ha meg van nyitva. Kicsit zavar, hogy a tálcán ott kell hagyni állandóan. Outlook viszont szépen becsücsül az óra mellé és ott figyel. Egyébként otthon én is TB-t használok, munkahelyen van Outlook.
  • dez #9
    1db massmail megengedett lehetne: amiben a rendszergazda közli az összes dolgozóval a net policyt.
  • FoodLFG #8
    XD
  • dez #7
    Thunderbird mond valakinek valamit? Beállíthatóan külön jelzi, különféle módokon, ha e-mail jött. Ja, értelmes emberek írták, nem MS-féle kód-robotok.
  • Darth Sith #6
  • Ludi94 #5
    Én még nem dolgozom, de én úgy e-mail/MSN-ezek, hogy be van kapcsolva a messenger, és szól, ha üzenet jött, és nem kell azt bámulni, hogy mikor jön már. Az ilyesmi "jókívánságokat" meg otthon kell küldeni és fogadni, nem munkaidőben.
  • Lacc #4
    /facepalm
  • Cat #3
    Vállalati belső hálózaton a spam nem létező probléma. Sokkal inkább időrablóak a kollégák százszámra küldött viccei, tréfás videói és egyéb "érdekességei".

    Személyes tapasztalat: a rendszergazdánk karácsony előtt beállította, hogy ne lehessen tömegesen, az egész cég minden munkatársának levelet küldeni, direkt a karácsonyi jókivánságok leküzdésére. Erre egy nagyon okos kollegina fogta, és az Exchange teljes címjegyzékét, több száz bennt lévő felhasználót EGYENKÉNT hozzáadta az email címzett mezőjéhez, hogy szép kis csilingelő képeslapot küldhessen. A rendszergazda kinyomtatta a levelet (6 A4-es oldal lett a lista a címmező miatt), és megkérdezte, hogy ezt mégis hogy gondolta. A válasz nem szabadkozás, hanem szemrehányás volt, hogy nem tudta egy kattintással mindenkinek elküldeni, és miért nem jó a rendszer...
  • Tripax #2
    Azzal egyetértek, hogy az ember ne munkaeszköznek minősüljön, viszont annyi igazságot látok a doogban, hogy azért ötvenszer nem kell megnézni valakinek az emailjeit. Anyósoméknál be lett kötve a net és azóta email nézési kényszere van. Pedig nem egy olyan fontos ember aki minden percben levelet kaphatna.

    Én a Microsoft helyében meg a többi lángész helyében inkább a reklámok kéretlen mindent átjáró áradatát állítanám meg. Mert azok tényleg fölöslegesen terhelik a hálózatokat.