A vállalatok által létrehozandó fájlok nemcsak azt tudják, hogy ki hozta létre és ki módosította őket, hanem azt is, hogy ki férhet hozzájuk. Az Adobe megoldása véget vethet az illetéktelen hozzáféréseknek.

Az intelligens dokumentumok személyre szabottak lesznek, egy cég minden munkatársa kizárólag a neki szánt fájlokba tekinthet majd bele. "Ezek az anyagok pontosan tudják, hogy ki és mikor hozta létre őket és mi történhet velük. Nemcsak a teljes fájlt, de annak akár egyes részeit is zárolhatjuk az illetéktelen hozzáférések elől. Sőt, akár az egyes részekre különböző biztonsági szabályokat is beállíthatunk. Egy szállító például így betekinthet a számára fontos adatokba, de más információkhoz nem juthat hozzá" - jelentette ki Peter Körner, az Adobe Németország menedzsere.

Egyre nagyobb az igény az olyan dokumentumok iránt, amelyek túlmutatnak a hagyományos funkciókon és jellemzőkön. Fontossá vált a titkosság, hogy egy adott fájlhoz ne férhessen hozzá akárki. Ezen a területen azonban még komoly hiányosságok vannak. "A legtöbb vállalatnál még olyan irányelv sincs, ami azt szabályozná, hogy mely információkat milyen módon kell védeni" - szögezte le Ulrich Kampffmeyer, a Projekt Consult tanácsadócég vezetője.

Az intelligens dokumentumok, számlák tartalmazhatnak majd egy segítségkérő gombot, amire ha az illető rákattint, akkor a szöveget azonnal megkapják az ügyfélszolgálatok és az adott ügyintéző pontosan tudni fogja, melyik ügyfél, melyik számlájával kapcsolatban történt észrevétel és mit kifogásoltak. A jövőben a technológiát integrálni szeretnék a webes alkalmazásokba is, így a megoldások megjelenhetnének az online bankszámlanyitásoknál vagy a kártérítési ügyek internetes intézésében.

Az intelligens dokumentumok iránt máris számos autó- és energiaipari cég érdeklődik.