A szervezetnek reagálnia kell az elmúlt két évtized technikai fejlődésére. Az EU közigazgatásának nyilvánossága 20 éve lett szabályozva, és míg akkoriban a kommunikáció levelekben, emailen vagy faxon történt, ma már teljesen általános az üzenőprogramok, SMS-ek és a felhőszolgáltatások használata, aminek kiadását a jogszabály régiségéből adódóan nem teszi kötelezővé.

Emily O'Reilly, az Európai Ombudsman együtt dolgozik az európai uniós intézményekkel, ügynökségekkel és szervekkel azért, hogy az európai polgárok javát szolgáló, lehető legmagasabb fokú igazgatási gyakorlatokat érjék el. A szakember 2014. június 30-án így fogalmazta meg a feladatát: "Célom támogatni, hogy az uniós intézmények egyre hatékonyabbá, átláthatóbbá és jobban elszámoltathatóvá váljanak az Európai Ombudsman munkája hatásainak és láthatóságának növelése által."

Emily O'Reilly most elmondta, hogy az európai uniós intézmények még mindig nem nagyon láthatók át, ezért szükség van a területen reformokra és az európai uniós dokumentumokhoz hozzáférést biztosító korszerű jogot sürgetett. Az Európai Ombudsman rámutatott, hogy a kommunikációs eszközök elmúlt két évtizedben megvalósult fejlődése miatt a dokumentumokhoz hozzáférést biztosító szabályokat a folyamathoz kell igazítani.

A szakember szerint a legnagyobb problémát az jelenti, hogy az Európai Parlament és a Tanács 1049/2001/EK rendeletét (2001. május 30.) az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről a mai napig nem sikerült maradéktalanul megvalósítani. Emily O'Reilly közölte, hogy az évente az irodájához benyújtott beadványok egynegyede az európai uniós dokumentumokhoz való hozzáférések akadályozásával és a hiányzó átláthatósággal kapcsolatos.

Az érintett esetek többségében az európai uniós intézmények kivételes szabályozásokat alkalmaznak vagy halogatják az információk kiadását, így az utóbbiak fontossága veszít a jelentőségéből. Gyakori, hogy a hivatalok a "dokumentum" meghatározással kapcsolatban is vitákat folytatnak. Jó példa volt erre, amikor az Európai Bizottság nem adta ki az Ursula von der Leyen elnök és a Pfizer gyógyszercég vezetője, Albert Bourla közötti SMS-eket és egyéb anyagokat. Az indoklás az volt, hogy az aktákban nem találhatók dokumentumok.

Az Európai Ombudsman felhívta a figyelmet arra, hogy az átláthatósági szabályok a digitális kommunikációs eszközökre (azonnali üzenetküldő programok, SMS-ek stb.) is vonatkoznak. Szintén ez a helyzet a felhőkörnyezettel és az arra épülő rendszerekkel. Például ha egy dokumentumot nem az EU intézményeiben tárolnak, hanem egy külső szerveren, akkor mi a helyzet? Mi a teendő az azonnali kommunikációval, és hogyan lehet az ilyesfajta "dokumentumokhoz" értelmezhető költséggel hozzáférést biztosítani?

A régi szabályozás felülvizsgálata már többször megtörtént, de a tagállamok 2008-ban és 2011-ben is blokkolták a megújítását. Ezek tartalmazták volna, hogy a "dokumentum" szót "adatra" cseréljék, és eltörölte volna az "érzékeny információ" fogalmát. Az EU Parlamentje hiába szorgalmazta a módosítást, a tagállamok vezetői mindebbe nem egyeztek bele. A dán elnökség bicskája 2012-ben törött bele a kérdésbe, az álláspontok túl messze voltak egymástól. Vera Jourova alelnök tavaly új próbálkozást indított, de az EU Bizottsága nem túl motivált a zárt ajtók mögötti tárgyalások nagyobb nyilvánosságában.