A politikájukról nyilatkozó amerikai és brit cégek egyharmada ismerte el, hogy külön munkaerőt foglalkoztat dolgozói levelezésének folyamatos átvizsgálására. A legfontosabb cél a bizalmas adatok megőrzése.

A vállalati email szektorra specializálódott Proofpoint a Forrester Research kutatócéggel közösen végezte el a felmérést, amelyben 406, főként ezer főnél több alkalmazottat foglalkoztató amerikai és brit céget kérdeztek meg eljárási technikáikról. A válaszokból kiderült, hogy a vállalatok több mint egyharmada folyamatosan figyeli dolgozóinak levelezését, akik sokszor mit sem sejtenek erről.

A 406 válaszadó 38 százaléka ismerte el, hogy az elmúlt 12 hónapban külön munkaerőt vett igénybe a dolgozók leveleinek elolvasására, vagy valamilyen más formában történő átvizsgálására. A nagyobb cégeknél még tovább emelkedik ez az arány: a 20 ezer főnél többet foglalkoztató nagyvállalatok 44 százaléka járt el így, sok esetben úgy, hogy saját alkalmazottaik semmit nem tudtak erről az eljárásról. Az amerikai cégek közel egyharmada már bocsátott el munkaerőt a levelezési szabályok megsértése miatt, és nagyjából 20 százalékra becsülik azon kimenő üzenetek arányát, amelyek jogi, pénzügyi vagy egyéb problémákat okozhatnak a cégnek.

A munkáltatók legnagyobb félelme a személyes adatok és az ügyfelek identitásának kiszivárgása, ezt követi a belső használatra szánt dokumentumok kikerülésének veszélye, míg ennél jóval kevesebb figyelmet szentelnek az oda nem illő bejegyzések és csatolt állományok eltávolítására. Egyre nagyobb szerepet kapnak azonban a dolgozók tudta nélkül végrehajtott vizsgálatok és valószínűleg ezzel függ össze, hogy bár a megkérdezettek 83 százalékánál megfelelőnek ítélt szabályrendszert dolgoztak ki, csak minden második cég tart erről külön képzést, ismertetést dolgozóinak.

A hazai helyzetet bonyolítja, hogy a szabályozás nem egyértelmű: az alkotmány szerint mindenkit megillet a személyes adatok védelméhez való jog - a munkahelyi e-mail-használatot azonban csak egy adatvédelmi biztosi ajánlás tartalmazza.