A számviteli szoftver akkor ideális, ha - sok más pozitív tulajdonság mellett - a felhasználó társaság növekedésével párhuzamosan képes integrált vállalatirányítási rendszerré kinőni magát - állítják a szakértők.

Rengeteg számviteli szoftver közül választhatnak a társaságok. Milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie egy számviteli megoldásnak, hogy kielégítse a kis- és közepvállalatok (kkv) igényeit - kérdeztük két szoftvergyártó képviselőjét. A törvényi előírásokat és változásokat rugalmasan és gyorsan követő funkcionalitás, a korszerű, kényelmes, redundanciamentes és gyors adatrögzítést támogató felhasználói felület, a jól paraméterezhető standard lekérdezési lehetőségek, a bevallások, beszámolók és egyéb kimutatások gyors és hatékony előállításának támogatása, a standard import felület a háttérrendszerekből érkező feladások fogadására, valamint a banki kapcsolatok támogatása - sorolta a legfontosabbakat Szlama Mihály, a Corvex Rt. termékmenedzsere.

"Tapasztalataink szerint a kkv-knak olyan üzleti megoldásra van szükségük, amely a számviteli-pénzügyi feladatokon túl alkalmas arra, hogy a cég növekedésével párhuzamosan egy komplex és integrált vállalatirányítási rendszerré nője ki magát" - jelentette ki Szücs Orsolya, a Scala ECE Hungary Kft. jogutódjának, az EPICOR Software Hungary Kft.-nek a regionális igazgatója. Ha egy üzleti megoldás a kis- és középvállalatok (kkv) és a nagyobb, nemzetközi ügyleteket is bonyolító cégek körében is elterjedt, akkor ennek használatával egy kkv könnyen tud informatikai szempontból is csatlakozni egy ellátási láncba. Fontos szempont, hogy az ügyviteli rendszer támogassa a saját erőforrások hatékony kihasználását, hiszen a kkv-k esetében a méretből adódóan gyakran egy munkatárs több terület feladatait intézi párhuzamosan.

Ha viszont a költségszempontokat nézzük, akkor egy megoldásnak nem elég versenyképes árakkal rendelkeznie, de a fenntartási költségeknek is kedvezőknek és tervezhetőknek kell lenniük. Ennek a követelménynek leginkább azok a rendszerek felelnek meg, amelyek egy széles körben és egyszerűen elérhető platformon működnek és központi támogatást élveznek, így a felhasználók valamennyi fejlesztéshez és új eredményhez kedvező feltételekkel jutnak hozzá, a szoftver újabb és újabb verzióival frissíthetik rendszerüket, ellentétben azokkal az ügyviteli rendszerekkel, amelyeknél a fejlesztő kiadja a forráskódot, így a felhasználók által eszközölt fejlesztéseket már nem lehet automatikusan frissíteni - mutat példát a zárt forráskód előnyére Szücs.

Nagyon sok vállalat - főleg mikro- és kisvállalkozás - végezteti a könyvelési feladatait külső céggel. Megkérdeztük a szakértőket, hogy véleményük szerint mely cégeknek ajánlott saját maguknak végezni a számviteli munkát, s melyek azok, amelyeknek érdemesebb ezt a tevékenységet kiadniuk: - Általában a kkv-k közül is csak a kisebb cégek esetében érdemes a számviteli munkát outsourcing formában kezelni, azaz elkülöníteni és egyszerűen kiadni külső vállalkozónak - válaszolta az EPICOR igazgatója. A mikrovállalkozásnál nagyobb szervezeteknél is előfordul, hogy a számviteli munka elkülöníthető a kontrolling- és a termelésszervezési feladatoktól, és szintén ésszerű megoldás kiadni könyvelőirodának.

De ahol összetettebb pénzügyi-gazdálkodási feladatok adódhatnak, amelyekre egy tipikus könyvelőiroda nincs felkészülve, már érdemes belső kapacitást kiépíteni, és ehhez egy üzleti informatikai megoldást rendelni, mert itt érvényesül ezek hatékonyságnövelő szerepe. A kkv-k felső harmadában és a nagyobb cégeknél is megfigyelhető a könyvelés és a pénzügy kihelyezése, de ezek a kihelyezett egységek rendszerint szoros kötelékben maradnak az anyacéggel, nem kezdenek önálló piaci karrierbe, és így inkább csak HR-szempontból tekinthetők outsourcingmegoldásnak. Ez egyben azt is jelenti, hogy az anyacég tulajdonában lévő vállalatirányítási rendszer működtetése is rábízható egy kiszervezett egységre, mert szakmai szempontból az nem számít külső vállalkozásnak.

A Corvex menedzsere szerint az a kérdés, hogy mit értünk outsourcingon? A lényeg nem az, hogy a számviteli munkát belső vagy külső munkatársak végzik-e, hanem az, hogy milyen rendszerességgel. Ennek a munkának mindenképpen van egy olyan szegmense, amelyet érdemes naprakészen elvégezni annak érdekében, hogy bizonyos (vezetői) információk a megfelelő pillanatban rendelkezésre álljanak. Nehezen képzelhető el hatékony cégvezetés naprakész pénztár, bank vagy vevői, szállítói folyószámla-könyvelés nélkül. Egy korszerű informatikai rendszer persze lehetőséget nyújthat arra, hogy a szükséges funkciók komolyabb számviteli felkészültség nélkül is üzemeltethetők legyenek, és ebben az esetben akár nagyobb cégeknél is hatékonyan működhet a szűkebb értelemben vett számviteli munka "bérbe adása".

A kis- és közepvállalatok számára létkérdés, hogy az éleződő piaci versenyben képesek legyenek lépést tartani a technológiai fejlődéssel, amelynek segítségével versenyelőnyre tehetnek szert. Az elavult rendszerek alkalmazásának számos negatív hatása van az üzletmenetre, ezek közül a legfontosabb, hogy az elkülönült, szigetszerű rendszerekből adódó információs "rés" gyakran hat hátrányosan az üzleti folyamatokra, ami bevételkieséshez vezethet - válaszolta Karkiss Gergely, az SAP Hungary Kft. SME marketingmenedzsere.