Még manapság is sok cég kockáztatja stratégiai jelentőségű informatikai beruházása sikerét azzal, hogy nem megfelelő szerződést köt IT-szállítóival.

Bár időnként nem megalapozatlanok az ügyvédekkel kapcsolatos negatív sztereotípiák, egy informatikai beruházásra szóló szerződés megkötését kezdjük a velük folytatott konzultációval - szól az első tanács amelyet Kiran Stanford londoni ügyvéd ad a megrendelőknek a Financial Times hasábjain. Sok vállalkozás már azzal is kockáztatja stratégiai jelentőségű informatikai beruházása sima lebonyolítását, hogy a projekt megkezdése előtt nem hallgatja meg a cég ügyvédeinek jó tanácsait. Példák sorával bizonyítható ez.

Nemrégiben több millió dollár volt a tétje annak vitának, amelynek alapja azon egyszerű tény volt, hogy egy új IT-rendszer megrendelője és szállítója nem ugyanúgy értelmezte a köztük létrejött megállapodást. A két költséges és hosszadalmas bírósági tárgyalás után patthelyzettel végződött esetnek csak vesztesei voltak: a megrendelő nem kapta meg azt az informatikai megoldást, amelyre szüksége lett volna, a szállító pedig elhelyezhette a céges vitrinbe az ügylet nyomán keletkezett kifizetetlen számláit.

További példa azon brókercég esete, amely majdnem csődbe ment, amikor frissen telepített kereskedési rendszere csődöt mondott. Bár sikerült bizonyítania, hogy IT-partnere nem azt szállította neki, amire ígéretet tett, ám mivel szerződésükben csak korlátozott jótállási követelményeket szabtak meg, nem tudta megtéríttetni a kárát. Mindezek a példák felhívják a figyelmet arra, hogy a beruházási szerződést nem szabad letudandó akadálynak tekinteni, hanem a költség- és időkereteken belüli projektmegvalósítás első eszközeként kell kezelni.

A jól megírt szerződés már-már tervdokumentációként szolgál a feleknek. Iránymutató eszköz a projekt lépéseinek követésére, határidőinek betartására, ezért célszerű úgy megfogalmazni, hogy a felek a lehető legtöbb információt adjanak benne egymásnak az üzlettel kapcsolatos elvárásaikról. Ezért nem szabad sajnálni az időt a dokumentum elkészítésére és a megrendelő oldaláról be kell abba vonni mindenkit, aki hozzá tud szólni a dologhoz: az informatikusokat, a jogászokat és azokat is, akik használni fogják az új rendszert. A cégvezetés kövesse figyelemmel a szerződéskötő csapat munkáját és rendszeresen számoltassa be azt a munkájáról.

Néhány betartandó aranyszabály az informatikai beruházási szerződések megkötésekor: Ne kötelezzük el magunkat egy szállító mellett addig, amíg alá nem írtuk a megállapodást. Ha nem így teszünk, azzal azt kockáztatjuk, hogy elégedetlenek leszünk a végeredménnyel, illetve bizonytalanságban maradunk azzal kapcsolatban, hogy mit is szállít a korán kiválasztott, nem megfelelően megversenyeztetett szakcég, amely nem volt kénytelen pontosan leírni termékeit, szolgáltatásait. Bizonyosodjunk meg róla, hogy a projekt leírása pontosan, részletesen tartalmazza az azzal kapcsolatos elvárásainkat, illetve a szállító ígéreteit. Ezzel kapcsolatban nem szabad teret hagyni a későbbi vitáknak.

Nézzük át a szerződést abból a szempontból, hogy a projekt végrehajtása során mely lépéseknél lépheti át a költségkereteket. Fix összegű megállapodásnál ellenőrizzük le, hogy milyen extrák - például oktatási költség - növelhetik a végső számlát. Építsünk be a megállapodásba biztosítékokat az esetlegesen felmerülő problémák kivédésére. Nagyon figyeljünk oda a szállító garanciáját bármilyen mértékben korlátozó kitételekre, mivel enélkül könnyen előállhat olyan helyzet, amelyben annak jobban megéri anyagilag felrúgni a megállapodást, mint befejezni a projektet.

A cégvezetésnek adjunk egy jelentést a projekt jogi kockázatairól is, mielőtt leülünk aláírni a megállapodást. (Sok beruházás azért bukik el, mert a vevő arra koncentrál, amit szerinte kapnia kellene, ahelyett hogy a szerződésekben foglalt, sok-sok apró betűvel lejegyzett tartalomból indulna ki.) Egy ilyen jelentés lehetővé teszi, hogy még időben lecseréljük az IT-szállítónkat.