42
A levéltárolás módjainak előnyei, hátrányai
-
msstz #42 nem nagyon pedzegette még senki, de az elektronikus az környezetkímélőbb, mint a vakító fehér, legtöbbször egyoldalas dokumentumok összessége. -
#41
APEH-nek a fénymásolt és a kinyomtatott változat sem felelne meg. -
#40
én pl. a könyvelőnknek leadott számlákat eleinte fénymásoltam, később már csak szkenneltem
minek pocsékolni papírt, festéket, meg fűzögetni
ezzel együtt valszeg egy apeh ellenőrnek a szkennelt változat nem felelne meg, de ezeket bármikor ki lehet nyomtatni -
#39
Ma Magyarországon főként két jogszabály adja a keretét az elektronikus iratkezelésnek: a 335/2005-ös ill. a 24/2006-os kormányrendelet. Előre erre felhatalmazott cégek tanúsítják az iratkezelő rendszereket, mert csak tanúsított iratkezelő rendszert szabad használni a közfeladatot ellátó szerveknél. A levéltárak hiányolják, hogy a tanúsítások során nincsenek képviselve a levéltári érdekek, és ezáltal olyan rendszerek kerülnek ki, amelyek valójában szakmailag nincsenek megalapozva.
Elektronikus Levéltár
A Kormány 1095/2007. (XII. 5.) számú határozatában jóváhagyott Elektronikus levéltár projekt célkitűzése a közfeladatot ellátó, állami és az önkormányzatok szervek működése során elektronikusan keletkezett nemzeti adatvagyon – az elektronikus iratok iratkezelési szabályzatában foglaltak szerinti maradandó értékű részének – hosszú távú megőrzésének, kezelésének és hozzáférhetővé tételének biztosítása.
Indul az e-levéltár projekt
http://www.itbusiness.hu/hirek/ict/indul_az_e-leveltar_projekt.html
E-Levéltár projekt - előadások anyagai
http://bfl.archivportal.hu/id-1655-e_leveltar_projekt_eloadasok_anyagai.html
-
#38
Konkrét példa van Szegedről (azért írtam a fura C64-es szövegszerkesztőt), egy író hamar kezdett számítógépre dolgozni, oda készítette a dolgait, majd 8-10 évvel ezelőtti halálakor a hagyatéka, benne több tucat floppyval bekerült a könyvtárba, ahol valamit kellett volna kezdeni vele. Ő nem volt cég, hogy a fontos dokumentumait konvertálgassa, ő "csak" egy író volt, akinek az életműve részben ilyen ma már egzotikus formátumban volt meg (és mondjuk szerencsés, hogy nem mondjuk adatkazettára volt mentve egy HT gépről).
És ahogy írtam is régebben - igen, nyilván nem probléma egy ezzel foglalkozónak 3-5 évente átmásolni, de pénzbe, erőforrásba kerül, és (mert innen kezdődött az összehasonlítás) ezt a munkát bele kell számolni a tárolási költségekbe szemben a papírral.
A nyílt hardveres és szoftveres forrásrendszer pedig egyelőre szép álom, és több helyen inkább baj van vele, mint jó - ami már végképp nem ez a téma. -
#37
Egy cégnek kutya kötelessége a szoftverének az életútját követni, a dokumentációkat, forráskódokat megőrizni. Ha becsődöl, akkor egyrészt így járt, ha pedig jogutód nélkül marad, akkor a szoftvereit eladhatja másnak, nyílt forráskódúvá teheti, a dokumentációt kirakhatja public domainbe.
Ezért is érdemesebb nyílt szabványokat használni, mert ott nincsenek ilyen jogi hercehurcák, hozzáférhető bárki számára, írhat hozzá szoftvert.
Hardver részről is nyílt szabványú megoldásokat részesítenek már előnyben, nincs már az a bábeli zűrzavar, mint kezdetekben, amikor mindenki saját megoldást talált ki. És ezeknél figyelnek arra is, hogy visszafelé kompatibilisek legyenek.
Egy átlag usernek nyilván nem egyszerű egy 5.25"-ös floppy lemezről beolvasni egy régi fájlformátumot, de akiknek ez a dolguk, azoknak nem hiszem, hogy akkora megterhelés, hogy 3-5 évente egy archívumot átmásoljanak egy régebbi adattárolóról az újabbra. Meg szerintem nem nagyon van olyan, aki eddig C64-en dolgozott, sok fontos dokumentuma, programja gyűlt össze, majd hirtelen belepottyant a Blu-ray korszakba, hogy már olvasni sem tudja a floppy lemezeit. -
#36
Levéltári törvénynek menj utána, ha jól rémlik megvan rá a szabályozás, hogy kéziratot, levelezést hogyan kell intézményesen eltárolni. Ezután meg lehet nézni a levéltárak szervezeti és működészi szabályzatát, hogy ők milyen irányelveket határoznak meg.
Ami valószínű, hogy elektronikus tárolásról egyetlen szót nem fogsz találni a törvényben vagy rendelet szövegében. -
#35
A nagy cégek igen - meg tudnál találni egy c64-es szövegszerkesztő formátum specifikációt? Legálisan? A Word-ét meg lehet (talán, elméletileg elkérhető a Microsofttól), a Wordperfect-ét? Egy Venturáét még a Corel idők előtt (1994)? Akkoriban a fél magyar újságipar ezt használta.
A válasz az, hogy valószínűleg igen. Mennyi időbe és energiába telne ezt végrehajtani? Megvannak rá a jogi lehetőségeid? Megvan még az eredeti program, vagy be tudod szerezni legálisan? Nem olyan egyszerű dologról van szó, mint egy játékprogram futtatása (ez lenne a fontos? ez maradt fenn :) ) - azt le is tudod tölteni, és kutyát nem fog zavarni, ha emulálod. Régi, saját floppykról lehet szó, amihez kell egy meghajtó is, és ha emulátorod van, akkor a megfelelő csatolóeszköz, amivel a meghajtót összekötöd a mostani gépeddel. És akkor az Amigás, Ataris, régi Mac-es, Siliconos, és a többi gépről nem is esett szó, száz és száz filerendszer, formátumrendszer, csatolórendszer, amihez mind hozzá kell valahogy férni. Nekem van itthon (támasznak használom) MFM-es vinyóm, és 8 inches floppylemezem is.
Annyi kérdés van, ami problémát okozhat, és ezekre előrelátóan fel kell(ene) készülni.
Könyvtáros gondolatvilággal az lenne a dolgom, hogy ami bekerül a könyvtárba azt archiváljam, és biztonságos módon elérhetővé tegyem az olvasók számára. Ami egy könyvnél azt jelenti, hogy vigyázok a kötésére, a lapokra. Egy elektronikus dokumentumnál azt, hogy alkalmanként továbbkonvertálom (lehetőleg veszteség nélkül), vagy fenntartok minden formátumhoz visszaolvasórendszert és technológiát. A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár zenei részlegének van gramofonja, viaszhenger-lejátszója, hi-fi hanglemezjátszója, cd-lejátszója, SuperAudioCD lejátszója, DVD lejátszója, DVDAudio lejátszója, kazettalejátszója, több méretű szalagos magnója, és természetesen rengeteg számítógépe, mert már alapból digitális formában is kerülnek hozzá adatok. Bármilyen digitalizálás vagy formátumváltás adatveszteséggel jár, ezt minimalizálni kell. Hanglemez és egyéb analóg formátumnál ez olyan, közel veszteségmentes digitalizálást jelent, ami a CD-nél 1-2 nagyságrenddel nagyobb helyet foglal, és a visszajátszáshoz is biztosítani kell a hi-fi minőségű hangeszközöket.
A képanyagnál (akár álló, akár mozgó) legalább ennyire problémás a helyzet. És egy könyvtárnak törvényi kötelessége megőrizni azt, ami a gyűjtőkörének része. (és el sem tudjuk jelenleg képzelni, hogy pl. a teljes magyar internetet hogy lehetne az OSzK-nak eltárolnia (minden változásával együtt), mint hungarikum - olyasmire lenne szükség, mint a Web Archive, de leszűkítve a magyar nyelvű, vagy Magyarországgal, a magyarsággal kapcsolatos információkra)
Erre nem 50 év múlva kell visszatérni, ez a jelen problémája, már most olyan sebességgel fejlődik minden és változnak a formátumok. És nem tudjuk mi az, ami fontos lehet, mindent meg kell őrizni, válogatás nélkül. Mert ezek a jelen (holnap pedig a múlt) dokumentumai. -
cmsworld #34 Leginkább a levéltárolásra kihegyezve a témát mi a különbségek a jogi kötöttségeket nézve? Milyen törvények szabályozzák a levéltárolás módjait, illetve azt, hogy az adott módon(papír vagy elektronikus) hogy is kell kezelni egy LEVELET. -
#33
Amúgy a hosszútávú elektronikus adattárolásra visszatérhetünk úgy 50 év múlva, amikorra a számítógép és a digitális adattárolás meglesz kb. 100 éves.
Ami fontos, az fennmarad, lásd pl. a rengeteg C64 portot. A C64 processzorának specifikációja megvan, valaki írt már hozzá emulátort. Onnantól kezdve a régi programok futtathatók. -
#32
Gondolom nem vagy otthon az informatikában, fájlformátumoknál van olyan, hogy specifikáció, amit szépen megőriznek, papír alapon is. Ez írja le, hogy az adott formátumot mire lehet használni, hogyan épül fel, hogy kell kódolni, dekódolni, stb.
Minden fájl rendszerint egy fejléccel kezdődik, ami jelöli a fájl formátumát, kódolását, stb. Elég valószínűtlen, hogy pl. egy unicode XML-t nem tudsz 20 év múlva olvasni. A GIF formátum is már több, mint 20 éves, a kódolási algoritmusát pedig még jóval azelőtt kitalálták. -
COOLancs #31 A túrótól 
-
#30
biztos a kecsöptöl 
-
#29
És mitől szokott ragadni a monitorod? 
-
COOLancs #28 Hát sztem elektronikus, mert ha 2 oldal összeragad akkor azt már nem tudod megnézni, de ha a monitorod ragad attól még használható 
-
#27
micsoda topiknevek és micsoda értelmes dolgok.
#1 hozzászólásból nem derűl ki mire utal a topik!
#2 hozzászólásnak igaza van.
Ügyes vagyok hogy észrevettem a bannerban lévő szöveget mert így betudtam tájolni a topik témáját.
Válaszom-> is-is. -
#26
Ez a mód szövegeknél mindenképpen egyszerű lenne. Másrészt még mindig az információtárolás miatt egybevág a két téma, és ez utóbbi mégiscsak érdekes kérdés volt :) -
#25
Azt a dekódolást, amivel a file-t vissza lehet nyerni a képből, azt le lehet írni analóg módon, de például a jpg dekódolásának leírását nem tudom elképzelni - de nem is ez a szakmám, úgyhogy ettől még lehet, hogy megoldható. Mindenképp bonyolultabbnak tűnik, mint magát a képet tárolni nyomatként (bár adatvesztés szempontjából érdekes kérdések merülnek fel mindkét iránynál - digitalizálás és nyomatkészítés akár állóképnél akár filmanyagnál vagy egyebeknél). De ez már távol van az eredeti "levéltárolás" témától. -
#24
A cikkben le van írva hogy klimatizált helyiség kell neki (vagy egy jól lezárt tér), ezt nem kellett leírnod.
Egyébként analóg módon is le lehetne írni a kódolást, hiszen az még akármilyen fajta is lehet, amihez visszafejtő eszközt és optikai beolvasót utólag lehet készíteni (hogyha ilyen mód nagyon kell). -
#23
Van 1000 könyvjelződ? A könyvjelző oldalt jelöl. A kereső azt is megmondja, hogy az adott szó hányszor és hol van. Össze sem lehet ventni a kettőt. -
#22
Mondjuk egy DOS-os MS Word file formátumát már nem tudod elkérni az MS-től sem, 2008 óta nem adják ki a régebbi formátum specifikációkat, régi Wordot pedig nem tudsz legálisan beszerezni, telepíteni mondjuk egy OSX-es vagy Linux alapú gépen, a visszafejtett formátum pedig (amivel pl. az Open/Libreoffice megnyitja) nem 100%-os. És ez a mai állapot, ahol még ezek könnyen elérhetőek, ki tudja 10-20 év múlva milyen operációs rendszerek lesznek elterjedve, és azok mennyire foglalkoznak azzal, hogy visszafele kompatibilisek legyenek az előző generációkkal.
És ez még egy elterjedt, széles körben használt program volt, bár csak a .doc kiterjesztés alapján lehetne akár Wordperfect dokumentum vagy tucatnyi másik dokumentum is, úgyhogy amíg ezt nem tudjuk (és nincs meg a specifikáció), addig minden lehetőség megvan, és próbálgatni kell, hogy melyik nyitja meg remélhetőleg hibátlanul (mert akár verziók között is van különbség, jól látszik ez az MS Word életpályáján a DOS-tól addig, amíg le nem váltották a .docx-el a formátumot).
Abban egyetértünk, hogy ami már alapvetően digitálisan van meg, azt talán mindezek ellenére is egyszerűbb megőrizni digitálisan, de koránt sem olyan egyszerű (és olcsó) a dolog, minthogy elmentjük valami adattárolóra, és azt felrakjuk a polcra - erre utaltam az eredeti hozzászólással. -
#21
Mégis sokkal egyszerűbb lehet a kódolási mechanizmust megőrizni, mint magát az adatmennyiséget ami eddig csak digitálisan volt meg, és aminek továbbörökítési költségei nagyobbak. -
#20
5 éven át könyvtártudományt tanultam, hallottam a mikrofilmről és a microfiche-ről, köszönöm :)
Az is tulajdonképpen nyomtatvány képét, szem által feldolgozható módon tárolja, lekicsinyítve. Ilyen alapon a klasszikus mikrofilm "analóg" módszerként elkönyvelhető, a digitális-elektronikussal szemben. A cikkben említett kódolással megintcsak ott van a gond, hogy a kódolási algoritmust, a felhasználáshoz szükséges szoftvert ugyanúgy el kell tárolni valahol valahogy, mint egy digitális rendszernél - .txt-ket sem mindig egyszerű visszafejteni az eredeti módszerek nem-ismeretében (ékezetek, kódolás, karakterkészlet, kezdve onnan, hogy hány bit egy karakter egy adatfolyamban - 7, 8, 16?), nemhogy bonyolultabb formátumokat (képek, formázott dokumentumok, adatbázisok, stb.). Ezt a cikk is egy könnyed mozdulattal elkerüli: "precluding the risk of data loss as technology diverges away from today's standards." - igen, találtak egy olyan rendszert, amit egy lámpával később "vissza lehet olvasni", ha van hozzá számítógépünk, ami a képből ki tudja találni, hogy milyen kódolást alkalmaztunk rajta, milyen tömörítési algoritmust használtunk, és a visszanyert file-t be tudjuk valamilyen programba olvasni. A papírnál egy feltétel van, a nyelvet (vagy valamilyen utódját) ismerjük, amivel leírták - és mivel a nyelvet beszélni szokták, így könnyebben fennmarad.
A fólia tartós, de azokat az anyagokat talán kicsit jobban kell őrizni (hőmérséklet, savmentes környezet, stb. - mint a fotófilmeket), mint a klasszikus papírt, voltam a Néprajzi Múzeum fotótárában, látom, hogy a régi (100 év körüli) filmekre és üveglapokra milyen módon vigyáznak (hőfok, páratartalom, filmek tokozása, hogy egymáshoz ne érjenek, ne ragadjanak hozzá semmihez). Drága dolog. -
#19
Mikrofilmen több 1000 oldal minimum 100 évre eltehető. Más technológiájú gépekkel is be lehet majd képként olvasni, karakterfelismerő szoftverekkel digitalizálni. Az adatokat kódolni és tömöríteni is lehet mikrofilmen kódrendszerrel.
Kutatók ezt találták a leghatékonyabb megoldásnak. forrás -
#18
"mindenki elfelejti,hogy így szépen elkezd eltűnni mindennek a varázsa..."
Ennyi... Bár én is támogatom az elektronikus megoldásokat, de én úgy vettem észre, hogy kiüresedik, kiég az ember az ilyenektől. Amikor a hagyományos dolgok mellett dönt, az sokkal élettelibbé teszi a mindennapokat. A papír alapú dolgoknak megvan a maga "ceremóniája", míg az elektromosnak kevésbé. Számomra pl a betűírásnak is van egy kellemes hangulata, szeretem kicifrázni a betűket - picit elnyújtva, kunkorítva. Egyszerűen abban benne van maga az ember is egy picit. Az elektronikusban nem annyira. -
#17
Mi biztosítja, hogy 10-20-50-100 év múlva a vinyódon levő tárhelyet bármivel el tudod olvasni? Hogy az ott eltárolt adatokat értelmezni tudod?
A papírt egyszer lefűzöd, és az emberi szem 100 év múlva is le tudja olvasni a jeleket a papírról.
Az elektronikus tárolásnál gondoskodnod kell a tárolóeszköz és a tárolási technológia folyamatos frissítéséről, ellenőrzéséről, konvertálásáról, újramásolásáról, visszaolvasásáról.
A papírt ötévente egyszer kiveszed a mappából, és ha normális minőségben készült, akkor ugyanolyan tökéletesen visszanyered róla az adatokat.
Vannak 500 évnél régebbi könyveink, amelyekről semmilyen adat nem veszett el. Nekem van itthon olyan floppym, amit ha vissza szeretnék olvasni, kellene szereznem egy C64-et, és egy 1541-es meghajtót, rosszabb esetben még újra kellene írnom egy értelmező programot is, ha esetleg az a floppy sérült, amin a szerkesztőprogram volt.
Még mindig az elektronika az olcsóbb? -
#16
mindenki elfelejti,hogy így szépen elkezd eltűnni mindennek a varázsa... pár év múlva csak azt fogjuk észrevenni,hogy ha bármit akarunk csinálni,le kell ülnünk az elé a kibaszott gép elé,pedig lehet,hogy már 8 órát lehúztunk előtte a melóban.jó,persze függönyöknek tökéletes,de én emiatt inkább a papír védelmébe állok. -
#15
Szerinted mi az olcsóbb, 1 GB-nyi tárhely, vagy 10000 oldal papír? -
cmsworld #14 A költségeket tekintve az elektronikus tárolás az olcsóbb? -
#13
Jó is lenne olyan könyvjelzőm lenne ami bejelöli a keresett szót (szavakat) a 2000 oldalas lexikon minden oldalán 
(Jó persze van olyan hogy tartalomjegyzék de az mégsem olyan)
-
#12
Ha nagyon fontosak akkor elektronikus, több tárhelyen. Így ha leág a ház akkor nem semmisül meg minden. Pl papír alapon nehezebb lefénymásolni mindet és több épületben tartani. -
#11
"ki kell keresni egy adatott az sokkal gyorsabban megvan egy adatbázisból mint ha a papír alapú 1000 oldalt kellene átnyálaznom"
Könyvjelző.
-
#10
Mindkettőnek van előnye és hátránya is, világvége ellen egyik se véd (pláne ha atomháború vagy földrengés formájában jön a világvége. Helyfoglalást nézve az elektronikus jobb, időtállóság kétséges mindkét esetben, de papír alapúnak elvileg jobb.
Én mint "kocka" az elektronikus megoldást preferálom, de a fontos dolgaimból van min. 1 papír alapú nyomat is. A fontos elektronikus cuccokból min 2. biztonsági másolat különféle adathordozón. (pl. fotóim: dvd, gépem hdd-je, külső backup hdd, online tárhely)
Az elektronikus szintén nagy előnye a rugalmasság, pl. van 1000 oldalnyi adatom papíron meg a gépen egy adatbázisban, ki kell keresni egy adatott az sokkal gyorsabban megvan egy adatbázisból mint ha a papír alapú 1000 oldalt kellene átnyálaznom és kijegyzetelni.
-
#9
Aki indította, cms-ben utazik. Szerinted? Majd papíron tárol és kézzel keresgél? -
Neoncsoves #8 ki tudja, lehet valami újrahasznosítás kommandó tagja és ellopja a papírjaidat hogy újrahasznosítsák
-
#7
Most nézem, ez az a szánalom, aki velem akarta megíratni a Pannonos prog.alap. versenyre a programot.
-
#6
Viszont, ha valaki betör a házadba, akkor ellophatja a HDD-det, viszont egy szekrényni mennyiségű papírt nem fog. -
Neoncsoves #5 ja de ha valaki feltöri az email accountodat akkor kiderül milyen pornóoldalakat szoktál nézegetni!444 -
#4
Szerintem az a hátránya, hogy túl sok fizikai helyet foglal. Igaz, az elektronikusat is kell tárolni valahol, de egy HDD-ra mégiscsak több levél fér. -
#3
Ez igaz, ha világvége lesz, még jól jöhet.