Az üzenetküldésre kitalált szolgáltatást naptárként, feladatkezelőként, csoportmunkához és munkafolyamatok áttekintésére használjuk.

Egyre több időt töltünk azzal, hogy a hasznos információt kutatjuk és rendszerezzük az elektronikus postafiókunkban. Tényleg ez a jövő, vagy létezik kiút a káoszból a hasznosabb tevékenységek felé? Napjainkban számos olyan megoldás jelenik meg, mint például a Google Inbox, amelynek célja, hogy egyszerűsítse az e-mailek kezelését. A jelenség ugyanakkor felveti a kérdést, hogy miért van szükség az elektronikus levelezés átalakítására? Mi a gond azzal, ahogyan e-mailezünk? A Novell szerint a válasz egyszerű: az e-mail a kezdetek kezdetén digitális postaszolgáltatásnak indult, mára azonban magában foglal rengeteg egyéb funkciót, a feladatkezelőtől kezdve a naptáron át a csoportmunka-megoldásig és a munkafolyamat-kezelőig. Manapság tehát nem csupán üzenetküldőként alkalmazzuk a levelezőrendszerünket, és emiatt gyakran elveszik a lényeg.

Több különféle ötlet és megközelítés létezik arra, hogy rendet tegyünk a káoszban. Szűrők, címkék és mappák tömkelegével küzdünk, míg egyesek saját külön rendszert dolgoznak ki. Így tett például Merlin Mann, az "Inbox Zero" rendszer kitalálója. Ezen módszerek hatásossága azonban még mindig azon múlik, hogy a monitor mögött ülő ember mennyire következetesen tartja be a felállított szabályokat. A legtöbben pedig csupán odáig jutnak el, hogy kipróbálnak egy-egy új rendszert az e-mailek kezelésére, de a végén mindig visszatérnek a régi szokásokhoz. Ennek oka az üzleti életben történő használatban rejlik.

Az elektronikus levelezés integrált része a céges kommunikációnak, ugyanakkor nem felel meg minden igénynek napjainkban. Ez onnan ered, hogy annak idején a papíralapú levelezést helyezték át digitális alapokra ahelyett, hogy teljesen újratervezték volna a kommunikáció módszerét. Vagyis egy már régóta létező eszközt próbáltak olyan funkciók és feladatok ellátására kényszeríteni, amelyekre alapjában véve nem alkalmas.

Az e-mail több okból is nehézségeket vet fel a modern üzleti életben. Először is, a legtöbb levelezőrendszerben az alapbeállítások mellett nincs logika a levelek elrendezésében, minden üzenet ugyanabba a fiókba érkezik. Másodszor, az e-mailezés biztonsági kockázatot hordoz magában, hiszen a legtöbb e-mailt alacsony biztonsági szintű levelezőrendszerben kezelik, amely mögött nincs vállalati szintű kontroll és biztonsági rendszer. Az is gondot okoz, hogy nagy a „zaj”, túl sok olyan e-mailen kell átverekednünk magunkat, amihez igazából nincs közünk. Ráadásul rengeteg olyan e-mail kliens létezik, amely nem tud lépést tartani azzal a változással, hogy ma már mobilon és tableten is olvassuk az e-maileket. Ezek a problémák mind hozzájárulnak ahhoz, hogy a végfelhasználók nem kezelik megfelelően az e-maileket, ami csökkenő teljesítményhez és biztonsághoz vezet.

Ahhoz, hogy a digitális kommunikáció valóban segítse a termelékenységet, a vállalatoknak olyan felhasználóbarát platformra van szükségük, amely azonnali üzenetváltást tesz lehetővé, megfelelően biztonságos, képes intelligensen kezelni és priorizálni a leveleket, követi azok kézbesítését és olvasását, valamint jól kereshető módon archiválja a küldeményeket. Ezek közül néhány megtalálható a Gmail Inbox szolgáltatásában, ami a privát felhasználók elvárásaira ugyan megoldást nyújt, a munkához azonban érdemes kifejezetten vállalati célokhoz szabott szoftvert keresni.

Ahol nyitottak arra, hogy teljes mértékben száműzzék az e-mailt, ott tökéletes megoldás lehet egy jól megtervezett és biztonságos projektmenedzsment- és csoportmunka-platform. Egy ilyen rendszer segítségével elkerülhetők a hagyományos e-maillel járó buktatók, és egyszerűbb a hozzáférés a valóban fontos információkhoz. Ahol pedig nem szeretnének teljes mértékben szakítani az e-maillel, ott olyan levelezőrendszert érdemes keresni, amely magában foglalja a fentebb említett funkciókat.