Berta Sándor
Sokba kerülnek a nem fontos e-mailek
A mindennapi elektronikus levéláradat egyre nagyobb problémát jelent a felhasználóknak és a cégeknek.
A Német Szövetségi Munkavédelmi és Munkaegészségi Hivatal adatai alapján az európai uniós tagállamban évente több mint 16 milliárd euróra tehetők a kiemelkedő e-mail forgalom miatti károk. Utóbbiak egy része az alkalmazottak pszichikai leterhelésére vezethető vissza, a tendencia ráadásul növekvő. A McKinsey Global Institute pedig rámutatott, hogy a rendszeresen kommunikáló beosztottak a munkaidejük 28 százalékában foglalkoznak a beérkező elektronikus levelek kiszűrésével, olvasásával és megválaszolásával.
A cégek megpróbálnak megoldást találni a problémára. Gyakori, hogy úgynevezett e-mailezési irányelveket dolgoznak ki, de ezek sem mindig hatékonyak. Az emberek egy része ugyanis szeret sok levelet küldeni, ráadásul mindez nem kerül semmibe. A foglalkoztatottaknak azonban nem csupán kevesebb e-mailt kell írniuk, hanem a munkastílusukon is változtatniuk kell. A levélmennyiség csökkentése azt jelenti, hogy jobban terveznek előre, pontosabban egyeztetnek, hatékonyabban és felelősségteljesebben dolgoznak.
Bruno S. Frey, a Zeppelin Egyetem professzora és Christian Ulbrich, a Koblenzi Egyetem doktorandusza kidolgozott egy rendszert, aminek a neve Mail Application with Relevance Classification (MARC). Ebben a küldő négy elsőbbségi kategóriába sorolhatja be az üzenetet: nem fontos, kevésbé fontos, fontos, nagyon fontos. Minden címzett beállíthatja, hogy egy napon hány különböző prioritású küldeményt akar kapni. A rendszer beállít egy mesterséges pénzbeli kreditet (Relevance Units).
Minél kevésbé fontos egy üzenet, annál több kreditbe kerül az elküldése. Minden alkalmazottnak csak meghatározott keret áll rendelkezésére. A nagy kommunikációs igényű cégeknél bizonyos pozíciókhoz nagyobb keret állítható be. Amennyiben viszont felhasználja valaki a keretét, akkor utána már nem küldhet több e-mailt és kénytelen más kommunikációs lehetőségeket keresni. Aki a hó végére megtakarítja a keretét vagy egy részét, azt jutalmazhatják.
A Német Szövetségi Munkavédelmi és Munkaegészségi Hivatal adatai alapján az európai uniós tagállamban évente több mint 16 milliárd euróra tehetők a kiemelkedő e-mail forgalom miatti károk. Utóbbiak egy része az alkalmazottak pszichikai leterhelésére vezethető vissza, a tendencia ráadásul növekvő. A McKinsey Global Institute pedig rámutatott, hogy a rendszeresen kommunikáló beosztottak a munkaidejük 28 százalékában foglalkoznak a beérkező elektronikus levelek kiszűrésével, olvasásával és megválaszolásával.
A cégek megpróbálnak megoldást találni a problémára. Gyakori, hogy úgynevezett e-mailezési irányelveket dolgoznak ki, de ezek sem mindig hatékonyak. Az emberek egy része ugyanis szeret sok levelet küldeni, ráadásul mindez nem kerül semmibe. A foglalkoztatottaknak azonban nem csupán kevesebb e-mailt kell írniuk, hanem a munkastílusukon is változtatniuk kell. A levélmennyiség csökkentése azt jelenti, hogy jobban terveznek előre, pontosabban egyeztetnek, hatékonyabban és felelősségteljesebben dolgoznak.
Bruno S. Frey, a Zeppelin Egyetem professzora és Christian Ulbrich, a Koblenzi Egyetem doktorandusza kidolgozott egy rendszert, aminek a neve Mail Application with Relevance Classification (MARC). Ebben a küldő négy elsőbbségi kategóriába sorolhatja be az üzenetet: nem fontos, kevésbé fontos, fontos, nagyon fontos. Minden címzett beállíthatja, hogy egy napon hány különböző prioritású küldeményt akar kapni. A rendszer beállít egy mesterséges pénzbeli kreditet (Relevance Units).
Minél kevésbé fontos egy üzenet, annál több kreditbe kerül az elküldése. Minden alkalmazottnak csak meghatározott keret áll rendelkezésére. A nagy kommunikációs igényű cégeknél bizonyos pozíciókhoz nagyobb keret állítható be. Amennyiben viszont felhasználja valaki a keretét, akkor utána már nem küldhet több e-mailt és kénytelen más kommunikációs lehetőségeket keresni. Aki a hó végére megtakarítja a keretét vagy egy részét, azt jutalmazhatják.