A közelmúltban több irattárolási botrány is borzolta a kedélyeket Magyarországon. Szó szerint is nagy port kavart, hogy több nagy állami vállalat iratait tehénistállókban tárolták, a dohos minisztériumi pincékben őrzött iratsokaság pedig szinte általános jelenség hazánkban, miközben rendelkezésre állnának az eszközök a helyzet megoldására.

Egy diósjenői marhaistállóban hever több száz cég több ezer dolgozójának sok tízezernyi személyes adata - írta tavaly a Népszabadság. A papírok kezeléséért egy felszámolás alatt lévő cég "felel", ám hét éve nem foglalkozik senki a papírokkal. Az iratok egy részének levéltárban lenne a helye, a másik részére az egykori dolgozóknak lehet szüksége, például a nyugdíjigazoláshoz. A marhaistálló padlóján szanaszét, ömlesztve kallódnak a rendszerváltás után megszűnt cégek adatai. Ezekbe a papírokba bárki belenézhet és akár el is viheti, hiszen senki sem őrzi a területet.

Az iratkezelést Magyarországon szigorúnak szánt törvények és előírások szabályozzák, amelyeknek azonban sokszor senki sem akar, illetve tud érvényt szerezni. Olyan bizalmas, fontos, de akár titkos iratok is hányódnak elképesztő körülmények között, amelyeknek nemhogy visszakereshetőségét, de még állaguk megóvását sem garantálja senki. Jó példa erre a közelmúltban bezárt kórházak dokumentumainak elhelyezése körüli több anomália vagy a 90-es években megszűnt állami tulajdonú vállalatok papírjainak sorsa.

Nem kizárólag állami intézmények iratairól van szó, rengeteg piaci szereplő sem tesz megfelelő szinten eleget iratmegőrzési kötelezettségének. A helyzetet súlyosbítja, hogy a bértárolást vállaló cégek szolgáltatásai is gyakran komoly kívánnivalót hagynak maguk után. Létezik pedig korrekt megoldás a problémára, amely ráadásul nem is szükségszerűen drágább, mint a jelenlegi.

A helyzet nem általános és nem is ennyire borús - hangoztatja a többek között irattárolással, bérarchiválással is foglalkozó Bravogroup Rendszerház Kft. kereskedelmi igazgatója. Kocsis László elmondta, sok intézmény - főként nagyobb vállalatok, bankok, de néhány állami szervezet is - már eljutott odáig, hogy a mindennapi ügyvitelhez nélkülözhető (nem operatív) iratállományát külső szolgáltatónál, bérirattárban helyezi el, ahol megfelelő rendszerezés és tárolás mellett mind a személyi, mind a biztonsági feltételek is kifejezetten alkalmasak iratok elhelyezésére. Ez a feltételrendszer meglehetősen összetett és valóban nem olcsó, de épp ezért érdemes a munkát szakcégekre bízni, amelyek mérethatékonyságuk miatt még ezzel együtt is versenyképes alternatíváját nyújtják a házon belüli tárolásnak.

Csak néhány példa: ezeket a korszerű irattárakat állandó kamerás rendszer felügyeli az élőerős őrzés mellett, a helyiségek hőmérséklete, páratartalma, fényviszonyai kontrolláltak. A belépés csak az arra felhatalmazottak számára lehetséges, erről összetett beléptető és jogosultságkezelő megoldások gondoskodnak. A nyilvántartás még papíralapú dokumentumoknál is lehetővé teszi, hogy az irat néhány percen belül a tulajdonos rendelkezésére álljon. A helyzet megoldását tehát technológiai akadályok már régóta nem nehezítik - zárja szavait Kocsis -, ám az egész kérdéskör megnyugtató rendezéséhez mindenképpen átfogó döntésre és alapos szemléletváltásra lenne szükség.