SG.hu
Vállalati egyeztetési problémákat okoz a túl sok e-mail
Az e-mailek és az értekezletek állnak leginkább a hatékony belső működés útjában a hazai közép- és nagyvállalatoknál, s habár nyitottak az új, vállalati működést támogató szoftverek bevezetésére, sokszor nem a megfelelő megoldást választják - derült ki a DMSONE Zrt. és az eNET kutatásából.
A cégek közleménye szerint a csoportmunka-támogatás hiányában az irodai dolgozók például havonta közel 3 munkanapot töltenek vállalati meetingeken, és egy tipikus, 5 fős döntéshozatal jellemzően 65 e-mailt generál. 50 fő felett válik egyre bonyolultabbá a vállalati működés: az 50-500 fős szervezeteknél a 3 szintű, a fölött pedig már a 4 szintű vezetői struktúra a jellemző, ami egyre nehézkesebbé teszi a feladatdelegálást, illetve a kiadott feladatok nyomon követését - derült ki a DMSONE Zrt. és az eNET által a 2 milliárd forint fölötti árbevétellel rendelkező, legalább 20 fős irodai állománnyal bíró vállalatok körében végzett friss kutatásból.
50 fő felett már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik, a vállalatok ötödénél már 50-100 tárolandó dokumentum keletkezik naponta. Nem véletlen, hogy ekkora alkalmazotti létszám felett már legalább 3 vállalati szoftver támogatja a belső munkát. A legjellemzőbb a vállalatirányítási rendszerek alkalmazása (ERP), a 100 fő feletti cégek körében minden második használ ilyet belső működésének támogatására. "A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy az ERP rendszerek képességeit túlértékelik a vezetők, sokan úgy gondolják, hogy egy ilyen rendszer bevezetésével a dokumentumkezelés és a csoportmunka-támogatás is megoldott. Pedig ezt jellemzően nem vagy csak korlátozott funkcionalitással bíró kiegészítők formájában tartalmazza" - mondta Varga László, a DMSONE Zrt. operatív igazgatója.
A hazai vállalatok egyébként innovatívnak tartják magukat (1-10-ig terjedő skálán 7,6-os átlagérték), ha a szervezeti működést támogató szoftvermegoldások bevezetéséről van szó. Ez utóbbi kapcsán a döntéshozók kétharmada fő elvárásként a szervezeti működés javulását várja, a konkrét pénzügyi megtérülést mindössze a cégek 12,5 százaléka jelölte meg elsődleges célként.
Minél nagyobb a szervezet, annál inkább frusztrálóak a meetingek és az e-mailben történő kommunikáció. A kutatás szerint havonta közel 24 órát, vagyis 3 munkanapot töltenek a dolgozók személyes egyeztetéseken, három kollégából kettő pedig úgy gondolja, hogy ezek egyáltalán nem produktívak. "Kutatásunk alapján lemodelleztünk egy, a vállalatoknál tipikusnak mondható e-mail alapú döntési folyamatot, az eredmények megdöbbentőek. Egy 5 fő bevonásával zajló e-mailes egyeztetés végül 65 üzenetet generált a döntés meghozataláig. Ez egyrészt nem hatékony, ráadásul a növekedési célokat sem támogatja" - mondta Varga László.
A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy a vállalatok látják, hogy a meetingek és az e-mailek csökkenthetik a hatékonyságot, de jobb eszközöket nem igazán ismernek a belső kommunikáció és a csoportmunka támogatására. Ezek után nem meglepő, hogy a projektmenedzsment, illetve kollaborációs szoftverek alkalmazása a vizsgált vállalatok körében rendkívül alacsonynak mondható. Nyitottak viszont a hazai vállalatok az e-számlára: a DMSONE Zrt. kutatásából kiderült, hogy a vizsgált cégeknek már a háromnegyede fogad be rendszeresen e-számlát. Az iparágak között kiemelkedik a kereskedelem, vélhetően a nagy volumenű számlaforgalom okán. Jó hír, hogy 2 év múlva a befogadási arány 90 százalékos lesz a megkérdezettek körében, ami így a kisebb cégeket is az olcsóbb és környezettudatosabb megoldás irányába terelheti.
A cégek közleménye szerint a csoportmunka-támogatás hiányában az irodai dolgozók például havonta közel 3 munkanapot töltenek vállalati meetingeken, és egy tipikus, 5 fős döntéshozatal jellemzően 65 e-mailt generál. 50 fő felett válik egyre bonyolultabbá a vállalati működés: az 50-500 fős szervezeteknél a 3 szintű, a fölött pedig már a 4 szintű vezetői struktúra a jellemző, ami egyre nehézkesebbé teszi a feladatdelegálást, illetve a kiadott feladatok nyomon követését - derült ki a DMSONE Zrt. és az eNET által a 2 milliárd forint fölötti árbevétellel rendelkező, legalább 20 fős irodai állománnyal bíró vállalatok körében végzett friss kutatásból.
50 fő felett már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik, a vállalatok ötödénél már 50-100 tárolandó dokumentum keletkezik naponta. Nem véletlen, hogy ekkora alkalmazotti létszám felett már legalább 3 vállalati szoftver támogatja a belső munkát. A legjellemzőbb a vállalatirányítási rendszerek alkalmazása (ERP), a 100 fő feletti cégek körében minden második használ ilyet belső működésének támogatására. "A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy az ERP rendszerek képességeit túlértékelik a vezetők, sokan úgy gondolják, hogy egy ilyen rendszer bevezetésével a dokumentumkezelés és a csoportmunka-támogatás is megoldott. Pedig ezt jellemzően nem vagy csak korlátozott funkcionalitással bíró kiegészítők formájában tartalmazza" - mondta Varga László, a DMSONE Zrt. operatív igazgatója.
A hazai vállalatok egyébként innovatívnak tartják magukat (1-10-ig terjedő skálán 7,6-os átlagérték), ha a szervezeti működést támogató szoftvermegoldások bevezetéséről van szó. Ez utóbbi kapcsán a döntéshozók kétharmada fő elvárásként a szervezeti működés javulását várja, a konkrét pénzügyi megtérülést mindössze a cégek 12,5 százaléka jelölte meg elsődleges célként.
Minél nagyobb a szervezet, annál inkább frusztrálóak a meetingek és az e-mailben történő kommunikáció. A kutatás szerint havonta közel 24 órát, vagyis 3 munkanapot töltenek a dolgozók személyes egyeztetéseken, három kollégából kettő pedig úgy gondolja, hogy ezek egyáltalán nem produktívak. "Kutatásunk alapján lemodelleztünk egy, a vállalatoknál tipikusnak mondható e-mail alapú döntési folyamatot, az eredmények megdöbbentőek. Egy 5 fő bevonásával zajló e-mailes egyeztetés végül 65 üzenetet generált a döntés meghozataláig. Ez egyrészt nem hatékony, ráadásul a növekedési célokat sem támogatja" - mondta Varga László.
A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy a vállalatok látják, hogy a meetingek és az e-mailek csökkenthetik a hatékonyságot, de jobb eszközöket nem igazán ismernek a belső kommunikáció és a csoportmunka támogatására. Ezek után nem meglepő, hogy a projektmenedzsment, illetve kollaborációs szoftverek alkalmazása a vizsgált vállalatok körében rendkívül alacsonynak mondható. Nyitottak viszont a hazai vállalatok az e-számlára: a DMSONE Zrt. kutatásából kiderült, hogy a vizsgált cégeknek már a háromnegyede fogad be rendszeresen e-számlát. Az iparágak között kiemelkedik a kereskedelem, vélhetően a nagy volumenű számlaforgalom okán. Jó hír, hogy 2 év múlva a befogadási arány 90 százalékos lesz a megkérdezettek körében, ami így a kisebb cégeket is az olcsóbb és környezettudatosabb megoldás irányába terelheti.