Kitart az e-mailek száműzése mellett az Atos Origin
Európa legnagyobb IT-szolgáltatója több mint egy évvel ezelőtt jelentette be, hogy száműzné az e-mailezést. A cég kitart az elhatározása mellett és legkésőbb 2013 augusztusára megvalósítja az elképzelést.
Stefan Pieper, az Atos szóvivője közölte, hogy a folyamat már javában tart. Mint ismert, Thierry Breton, a vállalat elnök-vezérigazgatója tavaly februárban kijelentette: rövid időn belül teljesen száműznék a vállalat életéből az e-maileket. Erre azért van szükség, mert 2010-ben a 78 500 munkatársuk naponta átlagosan 200 elektronikus levelet kapott és ezek 18 százaléka volt spam. A dolgozóik hetente 5-20 órát töltenek elektronikus levelek írásával és megválaszolásával. Az elektronikus levelek szerepét egy Facebookra hasonlító belső oldal közösségi oldal, más közösségi portálok, chatek és azonnali üzenetküldő programok vennék át.
A vállalati belső közösségi portálok előtt hatalmas jövő áll, a képen a Qontext felülete
Pieper most azt mondta, hogy teljesíthető a korábban kitűzött cél és ezért egyáltalán nem tervezik a 2013 augusztusi időpont megváltoztatását. Mindez azonban egy olyan kulturális folyamat, amely jelentős változásokkal jár, és az IT-szolgáltató életében a technika helyett újra előtérbe kerülnek az emberek. "Nagy problémát jelent, hogy túl sokan adják meg az elérhetőségeik között az e-mail címüket is. A külső kommunikációban ezért továbbra is használni fogjuk az elektronikus leveleket" - tette hozzá a szóvivő.
Az Atos Origin kimutatásai szerint az egyes munkatársak által naponta kapott 200 üzenet közül csak minden tizedik nevezhető hasznosnak. Az pedig semmiképpen sem nevezhető normálisnak, hogy az alkalmazottaknak órákon át kell elektronikus levelek megválaszolásával, illetve kitörlésével foglalkozniuk, ez ugyanis elvonja a figyelmüket a munkától. Az IT-szolgáltató felmérése alapján egy e-mail elolvasása átlagosan 64 másodpercet vesz el az emberek életéből, emiatt egy új kommunikációs korszakra kell felkészülni.
"Az e-mail elõnye a chat-tel szemben, hogy akkor válaszolsz rá amikor van idõd. Ha irodában dolgozol, akkor tudod hogy nem úgy van az, hogy Micike most akar valamit akkor azt most fogja megkapni. Ha mindenki chat-en zaklat az teljesen megszakítja a munkafolyamatot. Ha meg nagyon sürgõs, a legtöbb irodában van telefon, vagy lehet kérdezni személyesen is. Azt, hogy nem kell megírni az e-mail-t, nem is értem, miért lenne egy chat jobb, és oda miért kéne kevesebb infót írni?"
Az elõnye a hátránya is: amíg nem válaszolsz az illetõ kérésére, addig feltartod õt a munkájában. Egyébként Skypeon se kell azonnal válaszolni, tehát ez chaten is megtörténhet. A különbség az, hogy míg emailben õ elcsesz arra egy csomó idõt, hogy korrektül összeszedve, hülyebiztosan megírja a problémáját, addig chaten ez annyi, hogy
- van egy gondom, ráérsz?
- igen/10 perc múlva/legkorábban délután
És utána már sokkal folyamatosabb az egész.
Ez nem zökkent ki senkit se a munkafolyamatból úgy, mint egy 50 soros email.
"Mivel sokkal többen hozzáférnek, a beszélgetések sokkal könnyebben el is veszhetnek."
Ez hülyeség. Olvasási jogtól még nem törlõdött semmi se.
"Azt meg nem lehet hogy mindent az örökkévalóságig tárolni, mert az aztán nem kis kapacitás."
De, lehet. Sõt, továbbmegyek: ez kevesebb helyet is foglal. Egy emailfiók pik-pakk fel tud gigabyte méretûre duzzadni, de itt ha 1-1 feladat lezárul az átkerülhet az archívumba, mondjuk szalagos tárolókra. És maradhat belõle annyi a szerveren, hogy userid, projectid, eltöltött idõ - tehát csak a statisztika, amibõl látszik hogy mit is csinált az alkalmazott.
"Ha az információnak nincs gazdája, akkor problémás a dolog, lehet hogy valakinek még van benne fontos infó, másnak meg már nincs, és ez konfliktushoz vezet."
Miért ne lenne gazdája? Alapvetõ gazda az, aki indított a threadet. Utána meg át lehet ruházni, meg lehet osztani, stb.
"E-mail-nél is, ha history-val küldjük."
De ez pl. nem kötelezhetõ. Beletörölhet bárki, kivehet részeket, stb. Ahogy a Reply to all sem. A historyt nem jó a felhasználókra bízni.
""Úgy általában utólag jól rendszerezhetõ a dolog."
E-mail is, nekem 3-4 mappa mélységig vannak kategóriákba és alkategóriákba rakva a levelek, mindent megtalálok amit keresek (az már más kérdés hogy a nyomorult lotus notes ezeket nem tudja normálisan kezelni, de ez nem az e-mail hibája)."
A mappába rendezés az nulla. Abból nem lesz adatbázis, amelybõl látszik ki min dolgozik éppen, mit oldott meg, meg úgy általában mennyire hasznos a munkája, stb.
"a beszédfelismerés nem hiszem hogy túlságosan realisztikus lenne egy nagy irodában."
Nekünk kb 30 fõre van 2 hangszigetelt tárgyalónk, viszont a megbeszélések összefoglalása, logolása mindig gond. Ahogy az is, hogy a tényleges problémamegoldásra sokkal kevesebb idõ is elég volna, mint ami egy-egy megbeszéléssel elmegy.
shtem meg minden csak szervezés kérdése... ott ahol napi szinten 200-300 felesleges levél keletkezik, ott valamit rosszul szerveznek. ha másnem akko az userek nem képesek a levelezõprogram alapvetõ funkcióit hazsnálni, azaz automatán szortírozni a leveleket.
Ha ez sem megy már, akkor mi lesz majd akkor, amikor az IM még jobban összekutyulja a dolgokat?
Miért? A facebookon nem lehet privát üzeneteket küldeni? Szóval nem szünteti meg a maileket.
A másik amit nem értek sok hozzászólásból, hogy lehet a chatet és emailt összehasonlítani? Na jó össze lehet de a két dolog nem ugyanarra való.
Facebookban nekem a legnagyobb bajom az ismerõs jelölgetés. Nálam most is 500 feletti jelölés van. Legtöbbje számomra teljesen ismeretlen embertõl.
Én nem értem ez mitõl fog kevesebb idõt elvenni a munkaidõbõl. A probléma nem az email rendszerrel van, hanem azzal, hogy azok is megkapják az emaileket, akiket nem érint. Szerintem elõször ezzel kell kezdeni valamit, mert ha így is mindenki ugyanúgy küldi majd a dolgokat, mint eddig (mindent mindenkinek), teljesen felesleges erõfeszítés.
Ettõl függetlenül belsõ kommunikációra szerintem sem az email a legjobb megoldás, hanem egy adott cég igényeihez fejlesztett célszoftver IM és fórum rendszer kombinációjában. Egy összetettebb fórum motorral nagyon egyszerû jogosultságokat kezelni, hogy ne lássa, akire nem tartozik. Persze kellhet egy pár plusz ember, aki ennek a moderálását végzi, de lehet, hogy olcsóbb, mint egy, a cikkben említett rendszert kifejleszteni (ahol szerintem szintén szükséges valaki ennek karbantartására, felügyelésére). Én biztosan valami ilyesmit fogok a cégemben megvalósítani, ha akkorára nõ, hogy szükség lesz valami ilyenre.
"- Nem kell végig megírnod az emailt, mert chaten beírsz egy mondatot, az illetõ meg válaszol. Tudom, erre most is ott a Skype, de annak azért elég elb.szott a historyja, mivel ahányféle beszélgetési csoport, annyi history (tán még az is számít, hogy milyen sorrendben húztam bele az embereket). Sose abban a csoportban keresek, ahol kéne."
Az e-mail elõnye a chat-tel szemben, hogy akkor válaszolsz rá amikor van idõd. Ha irodában dolgozol, akkor tudod hogy nem úgy van az, hogy Micike most akar valamit akkor azt most fogja megkapni. Ha mindenki chat-en zaklat az teljesen megszakítja a munkafolyamatot. Ha meg nagyon sürgõs, a legtöbb irodában van telefon, vagy lehet kérdezni személyesen is. Azt, hogy nem kell megírni az e-mail-t, nem is értem, miért lenne egy chat jobb, és oda miért kéne kevesebb infót írni?
"- A beszélgetések központi szerveren logoltak, feldolgozhatóak, kereshetõek, stb."
Mivel sokkal többen hozzáférnek, a beszélgetések sokkal könnyebben el is veszhetnek. Azt meg nem lehet hogy mindent az örökkévalóságig tárolni, mert az aztán nem kis kapacitás. Ha az információnak nincs gazdája, akkor problémás a dolog, lehet hogy valakinek még van benne fontos infó, másnak meg már nincs, és ez konfliktushoz vezet.
"- Egy beszélgetésbe - vagy nevezzük folyamatnak - be lehet valakit vonni utólag úgy, hogy látja az elõzményeket (Skype esetén ez élbõl nincs így)."
E-mail-nél is, ha history-val küldjük. Igaz, ez redundáns és sok tárhelyet foglal, viszont az az egy ember akinél van, tudja hogy van-e még számára fontos infó benne, vagy törölhetõ az egész. Csak menedzselni kell a folyamatot.
"Úgy általában utólag jól rendszerezhetõ a dolog."
E-mail is, nekem 3-4 mappa mélységig vannak kategóriákba és alkategóriákba rakva a levelek, mindent megtalálok amit keresek (az már más kérdés hogy a nyomorult lotus notes ezeket nem tudja normálisan kezelni, de ez nem az e-mail hibája).
A többi amúgy nem rossz, de az hogy irodai környezetben fórum-szerûen beszéljünk meg ötleteket vagy chat-boxban, meg a beszédfelismerés nem hiszem hogy túlságosan realisztikus lenne egy nagy irodában.
"Email körülményes és lassú (megírni is, reakció is)"
Jól beállított munkakörnyezet kell hozzá. :)
"IM programok rosszul kereshetõek, rendezhetõek és megoszthatóak"
Egyetértek, minden vacak csicsás marhaság bennük van, de a hsználhatóságot elõsegítõ funkciók enyhénszólva is hiányosak.
"élõ megbeszélések meg nem hatékonyak (leragadunk egy marginális problémánál, eltérünk másfelé, stb)."
Ez az ember hibája, nem a kommunikációs csatornáé :)
12 éve a fõnököm egy Workflow rendszerben látta volna a céges email kiváltását - az se lett volna hülyeség. Végül is nem lett belõle semmi, mert vezetõváltás volt, és nem kaptuk meg a zöld lámpát. Viszont az már akkor is egyértelmûen látszott, hogy céges használatra az emailnél hatékonyabb dolgok léteznek. Mondok pár dolgot, amit egy ilyen közösséginek nevezett izével meg lehet oldani, emailben meg minimum macerás:
- Nem kell végig megírnod az emailt, mert chaten beírsz egy mondatot, az illetõ meg válaszol. Tudom, erre most is ott a Skype, de annak azért elég elb.szott a historyja, mivel ahányféle beszélgetési csoport, annyi history (tán még az is számít, hogy milyen sorrendben húztam bele az embereket). Sose abban a csoportban keresek, ahol kéne.
- A beszélgetések központi szerveren logoltak, feldolgozhatóak, kereshetõek, stb.
- Egy beszélgetésbe - vagy nevezzük folyamatnak - be lehet valakit vonni utólag úgy, hogy látja az elõzményeket (Skype esetén ez élbõl nincs így).
- Úgy általában utólag jól rendszerezhetõ a dolog.
- Lehet hierarchikus beszélgetéseket csinálni (van 5 probléma, felírom, hogy ágazzon el 5 felé a beszélgetés, és sorban (párhuzamosan, de másik threadbe) megbeszéljük mindet.
- A beszélgetésbõl kiemelhetõek a fontos és kevésbé fontos részek (akár személyre szabott, vagy megosztott is lehet a "kihúzás"). Ezzel az itt folyó beszélgetésekbõl könnyen készíthetünk memot.
- Hang alapú beszélgetés beszédfelismeréssel könnyen szövegessé alakítható (emaillé nem).
Szóval van a dologban ráció, sõt én úgy gondolom, hogy ez jól megcsinálva, és "dobozos szoftverként", vagy mondjuk úgy szolgáltatásként értékesítve nagyobb sikersztori lehetne mint a Google, Facebook meg az Apple együttesen. Aki irodai munkát végez, pláne nem favágást, hanem valami kreatívat az tudhatja hogy borzalmasan sok idõ megy el fingköszörülésre, nagyon sok a fölösleges kör, amely pont a kommunikációs csatornák különbözõ defektjeinek köszönhetõek. Email körülményes és lassú (megírni is, reakció is), IM programok rosszul kereshetõek, rendezhetõek és megoszthatóak, élõ megbeszélések meg nem hatékonyak (leragadunk egy marginális problémánál, eltérünk másfelé, stb).
