A vállalaton belüli együttműködés terén a jól bevált módszerek és a közösségi funkciók ésszerű kombinálása jelenti a jövőt, csak így növelhető az alkalmazottak produktivitása.

A CIO Magazine 729 informatikai vezető körében végzett "State of the CIO" felmérése szerint napjaink egyik legfontosabb informatikai célkitűzése a végfelhasználók produktivitásának növelése. Az informatikai vezetőknek folyamatosan keresniük kell azokat az előremutató, a munka hatékonyságát serkentő eszközöket és szolgáltatásokat, amelyek segítségével mindig egy lépéssel a konkurencia előtt járhatnak.

A végfelhasználók produktivitását javító, stratégiai IT kezdeményezések kivitelezéséhez jól átgondolt tervre van szükség, amely továbbmutat az irodahelyiségek fizikai határainál. A vállalatok növekedése és a távmunka térnyerése mellett az alkalmazottaknak képesnek kell lenniük ugyanúgy kommunikálni a távoli munkatársakkal és partnerekkel, mintha a szomszéd asztalnál ülőhöz szólnának. Az informatikai döntéshozókra hárul a megfelelő technológia kiválasztása, amely támogatja a vállalat növekedését, és amely lehetővé teszi a közvetlen, személyes szintű együttműködést, utazási költségek nélkül. Ugyanakkor az új teljesítmény-növelő technológiai kezdeményezések csak akkor válhatnak sikeressé, ha a végfelhasználók szívesen veszik igénybe a rendelkezésükre álló eszközöket. A legkönnyebben elfogadható megoldások olyan termékekre épülnek, amelyeket az alkalmazottak megszoktak, és napi szinten használnak, mint például az e-mail.


A Radicati Group adatai alapján napjainkban 2,9 milliárd aktív e-mail fiók működik, és 2014-re ez a szám várhatóan 3,8 milliárdra nő. A közösségi oldalak térnyerése ellenére az amerikaiak még mindig sokkal több időt fordítanak az e-mailezésre (39 százalék), mint a kommunikáció ezen új formáira (11 százalék) a Nielsen Company 2010. szeptemberi felmérése alapján. Az újabb kommunikációs megoldások növekvő népszerűsége mellett az email még mindig a leginkább elfogadott és leggyakrabban használt elektronikus kommunikációs forma a munkahelyi felhasználók körében, ahol a céges e-mail címek univerzális névjegykártyaként szolgálnak.

A már meglévő e-mail platformok felhasználhatók arra is, hogy segítsenek az alkalmazottaknak az új generációs technológiák elfogadásában. Egy ilyen megközelítés rugalmasságot és választást kínál a dolgozóknak: az email platformokkal integrált közösségi kollaborációs megoldások lehetővé teszik a munkatársak számára, hogy a nekik legmegfelelőbb eszközt használják. Előfordulhat például, hogy a vállalatoknál olyan emberek dolgoznak, akik még mindig az e-mailt részesítik előnyben. Ha azonban az e-mail kliens megfelelően integrálható az új generációs közösségi megoldásokkal, amelyek azonnal továbbítják az üzeneteket, akkor nem lényeges, melyiket használják a munkatársak.

A produktivitás-növelő technológiáknak a fentiek mellett a munkavégzési szokások megváltozását is követniük kell. Napjainkban gyakran előfordul, hogy az irodában ülő munkatársak egy otthonról vagy útközben tevékenykedő kollégával közösen dolgoznak egy projekten. Ilyenkor is képesnek kell lenniük valós időben, minden különösebb erőfeszítés és nehézség nélkül kommunikálniuk ahhoz, hogy elérjék céljaikat, és betartsák a határidőket. Emellett az emberek nagy része hozzászokott a közösségi oldalak használatához a magánéletben (legyen szó akár a fényképek vagy állapotfrissítések megosztásáról, hozzászólásról vagy a barátokkal történő kapcsolatfelvételről), így szívesen használnak hasonló eszközöket a munkahelyükön is a produktivitás növeléséhez.

Az új generációs közösségi kollaborációs platformok mind az egyéni, mind a csapatokon belüli hatékonyságot felpörgetik a social networking funkciók és a már jól bevált e-mail alapú kommunikáció kombinálásával, biztosítva az alkalmazottak számára, hogy megoszthassák egymással ötleteiket, azonnal választ kapjanak a kérdéseikre, könnyedén nyomon követhessék a projektek alakulását, és tartózkodási helytől függetlenül folyamatosan naprakészek lehessenek. Az egyének a közösségi eszközök segítségével könnyebben átlátják a fölöttük zajló folyamatokat, így gyorsabban és eredményesebben tudnak dolgozni. Ezek az eszközök azonnali visszajelzést tesznek lehetővé, az e-mailnél jóval hatékonyabb csatornát biztosítva a kommunikációra, ami főként az időérzékeny projektek esetében fontos. Mivel ezek az eszközök a magánéletben már megszokott megoldásokból merítenek, könnyen érthetők és kezelhetők.

A csapatok a megosztott munkaterületek, illetve a hozzájuk hasonló egyéb kollaborációs eszközök révén egy időben tudnak közösen dolgozni, így elsőre elkészülhetnek a feladataikkal, anélkül, hogy összetett jóváhagyatási folyamatokra lenne szükség. A megosztott munkaterületek a vállalatok számára egy központi, könnyen elérhető helyet biztosítanak a vállalati tudás tárolásához. A fájlok könnyen megoszthatók és szinkronizálhatók, így minden alkalmazott a legfrissebb verzióval dolgozhat. A fórumbejegyzésekhez hasonló beszélgetések szervezetté és célzottá teszik a kommunikációt, így nincs szükség kiterjedt kutatásra a postafiókban egy adott e-mail után, a korábbi részletek miatt. Mivel az ilyen jellegű eszközökkel ad-hoc csapatok is létrehozhatók, az alkalmazottak maguk is összehívhatják az összes szükséges személyt egy-egy projekt kivitelezéséhez, és nincs szükség az informatikai részleg bevonására.

A megfelelő, körültekintően kiválasztott kollaborációs eszközökkel mindenki nyerhet: a folyamatok átláthatóbbá és könnyen követhetővé válnak, az alkalmazottak teljesítménye javul, és a döntések meghozatala is gyorsabban történhet.