Sok vállalatnál kihasználatlanok maradnak a nagyméretű nyomtatók, miközben "láthatatlan" költségeik folyamatosan jelentkeznek a szervezetben.

Az IDC felmérése szerint a vállalatok termelékenységi problémáinak közel 20 százaléka a nem megfelelő dokumentumkezeléssel áll összefüggésben. Ha nem a cégünk igényeire szabott készüléket választunk erre a célra, akkor azt ronthatja a munkavégzés hatékonyságát és számos "láthatatlan" költséget eredményezhet. Ilyen lehet például a dokumentumok rendezéséhez szükséges manuális többletmunka, a nyomtató karbantartására fordított idő vagy az általa elfoglalt irodaterület bérleti díja.

A legtöbb helyet foglaló irodai berendezések az A3-as nyomtatók és multifunkciós készülékek, miközben a nyomatok mindössze 5-10 százaléka készül ebben a méretben. Bizonyos speciális szakterületeken, mint például a műszaki tervezés vagy a grafikai munkák, elengedhetetlenek az A3-as vagy még nagyobb méretű nyomatok, a legtöbb irodában azonban az A4-es méretű készülék is bőven elegendő. Ennek ellenére néhányan nem szívesen mondanak le nagyméretű nyomtatójukról, mert ezek a gépek általában gazdagabb funkciókészlettel rendelkeznek, mint kisebb társaik.

Ma már azonban léteznek olyan A4-es multifunkciós készülékek, amelyek ugyanezt a tudást kínálják, csak éppen kompakt méretben és kedvezőbb áron. A kis méret ellenére ezek a készülékek nagy kapacitású festékpatronokkal rendelkeznek és nagy mennyiségű papírt tudnak tárolni, tehát ritkán igényelnek felhasználói beavatkozást. A nagy kapacitást és teljesítményt különösen az olyan cégeknél értékelik, ahol nagy mennyiségű adminisztrációs munkát végeznek nap mint nap - ilyen például a könyvelés, a pénzügyi vagy a munkaügyi terület. Nem elhanyagolható szempont, hogy egy A3-as nyomtató áráért akár 2-3 darab A4-es készülék is beszerezhető. Akár a cég sajátja a nyomtató, akár üzemeltetési szerződés keretében béreli, mindenképpen szerencsés egy kisebb készüléket választani, hiszen ezzel jelentős megtakarítást érhetünk el.