SG.hu
Rengeteg hibalehetőséget okoz a kézi adatbevitel
A Lexmark kutatása szerint a manuális folyamatokat használó vállalatoknál komoly hiányosságok fedezhetők fel, ami alacsonyabb termelékenységet és lassabb adatbeviteli időket eredményez.
Az automatizált rendszerek nagyobb mértékű alkalmazása segíthetne az európai cégeknek a munkavállalói termelékenység növelésében, a működési költségek csökkentésében, valamint a manuális folyamatokból eredő hibák kiküszöbölésében, állapította meg a Lexmark kutatása. A cég irodai alkalmazottakat kérdezett meg Európa szerte az adminisztrációs feladatok lépéseiről és az azokra fordított időről. Komoly hiányosságokra derült fény azoknál a vállalatoknál, amelyek manuális folyamatokat használnak. A megkérdezett munkavállalók úgy nyilatkoztak, hogy főként adminisztrációs feladatok manuális - nem automatizált - végrehajtásával foglalkoznak, így például szerződések iktatásával, megrendelések feldolgozásával, valamint névjegykártyák adatainak címjegyzékbe vagy adatbázisba való bevitelével.
A megkérdezettek 59 százaléka találta túlságosan bonyolultnak a vállalatánál elvégzendő adminisztrációs feladatokat, amelyek szerintük túl sok lépésből állnak. Közvetlen összefüggés mutatkozik az irodai adminisztráció bonyolultsága és az arra fordított idő között. A válaszadók harmada hetente három vagy több órát tölt csupán az adminisztrációval. Hetven százalékuk véli úgy, hogy ez az idő növekedett az elmúlt öt év során, rámutatva arra a tényre, hogy a vállalatok értékes munkaidőt pazarolnak az adminisztrációra. A kutatás kimutatta, hogy a munkavállalók hajlamosak elhanyagolni az elavult, nem produktív munkamódszereket. Amikor megkérdezték tőlük, hogy a mi a legnagyobb problémájuk az adminisztrációs folyamatokkal, 50 százalékuk azt válaszolta: “túl sok időt vesznek igénybe".
Azonban a munkavállalói termelékenység romlásán túl a sok adminisztráció szélesebb körű hatást gyakorol a vállalatokra. A válaszadók negyede jelezte, hogy a manuális adminisztrációs folyamatokkal kapcsolatos legnagyobb probléma a nagyfokú hibalehetőség. Ráadásul a megkérdezett európai munkavállalók közel kétharmada tapasztalt már olyat, amikor a manuális adminisztráció során elkövetett hiba anyagi kárt okozott a vállalatnak. A több karakterleütés nagyobb adatbeviteli költséggel, több hibával és lassúbb beviteli idővel jár együtt. A vállalatoknál ez közvetlen hatással van az eredményességre. Ha egy számlát nem megfelelően állítottak ki, az késedelmes fizetést, vagy más, járulékos költségekkel járó problémákat okozhat. Sőt, akár a vásárlóval, gyártóval vagy szállítóval való kapcsolat megromlásához is vezethet. A vállalkozásoknak tehát felül kell vizsgálniuk azt, ahogyan a szervezeti adatokhoz viszonyulnak és ahogyan azokat kezelik a mindennapos műveletek során.
“Felmérésünk ébresztő hívásként szolgál a vállalkozásoknak Európa szerte. Az eredmények szerint még mindig sok vállalat él a “digitális középkorban", és nem használja ki a rendelkezésre álló technológiák előnyeit az alkalmazottai és munkafolyamatai termelékenységének növelésére," mondta Ibrahim Sinan Emon, a Lexmark közép-kelet-európai régiós vezetője. “Ha a vállalatok nem akarnak lemaradni, automatizált, optimalizált folyamatokra van szükségük a munkavégzés hatékonyságának növelésére, beleértve a mindennapos adminisztrációs feladatokat." A 2013 júliusában elvégzett kutatás során a Lexmark 714 irodai alkalmazottat kérdezett meg 12 országban (Belgium, Franciaország, Németország, Magyarország, Olaszország, Hollandia, Lengyelország, Portugália, Dél-Afrika, Spanyolország és Egyesült Királyság).
Az automatizált rendszerek nagyobb mértékű alkalmazása segíthetne az európai cégeknek a munkavállalói termelékenység növelésében, a működési költségek csökkentésében, valamint a manuális folyamatokból eredő hibák kiküszöbölésében, állapította meg a Lexmark kutatása. A cég irodai alkalmazottakat kérdezett meg Európa szerte az adminisztrációs feladatok lépéseiről és az azokra fordított időről. Komoly hiányosságokra derült fény azoknál a vállalatoknál, amelyek manuális folyamatokat használnak. A megkérdezett munkavállalók úgy nyilatkoztak, hogy főként adminisztrációs feladatok manuális - nem automatizált - végrehajtásával foglalkoznak, így például szerződések iktatásával, megrendelések feldolgozásával, valamint névjegykártyák adatainak címjegyzékbe vagy adatbázisba való bevitelével.
A megkérdezettek 59 százaléka találta túlságosan bonyolultnak a vállalatánál elvégzendő adminisztrációs feladatokat, amelyek szerintük túl sok lépésből állnak. Közvetlen összefüggés mutatkozik az irodai adminisztráció bonyolultsága és az arra fordított idő között. A válaszadók harmada hetente három vagy több órát tölt csupán az adminisztrációval. Hetven százalékuk véli úgy, hogy ez az idő növekedett az elmúlt öt év során, rámutatva arra a tényre, hogy a vállalatok értékes munkaidőt pazarolnak az adminisztrációra. A kutatás kimutatta, hogy a munkavállalók hajlamosak elhanyagolni az elavult, nem produktív munkamódszereket. Amikor megkérdezték tőlük, hogy a mi a legnagyobb problémájuk az adminisztrációs folyamatokkal, 50 százalékuk azt válaszolta: “túl sok időt vesznek igénybe".
Azonban a munkavállalói termelékenység romlásán túl a sok adminisztráció szélesebb körű hatást gyakorol a vállalatokra. A válaszadók negyede jelezte, hogy a manuális adminisztrációs folyamatokkal kapcsolatos legnagyobb probléma a nagyfokú hibalehetőség. Ráadásul a megkérdezett európai munkavállalók közel kétharmada tapasztalt már olyat, amikor a manuális adminisztráció során elkövetett hiba anyagi kárt okozott a vállalatnak. A több karakterleütés nagyobb adatbeviteli költséggel, több hibával és lassúbb beviteli idővel jár együtt. A vállalatoknál ez közvetlen hatással van az eredményességre. Ha egy számlát nem megfelelően állítottak ki, az késedelmes fizetést, vagy más, járulékos költségekkel járó problémákat okozhat. Sőt, akár a vásárlóval, gyártóval vagy szállítóval való kapcsolat megromlásához is vezethet. A vállalkozásoknak tehát felül kell vizsgálniuk azt, ahogyan a szervezeti adatokhoz viszonyulnak és ahogyan azokat kezelik a mindennapos műveletek során.
“Felmérésünk ébresztő hívásként szolgál a vállalkozásoknak Európa szerte. Az eredmények szerint még mindig sok vállalat él a “digitális középkorban", és nem használja ki a rendelkezésre álló technológiák előnyeit az alkalmazottai és munkafolyamatai termelékenységének növelésére," mondta Ibrahim Sinan Emon, a Lexmark közép-kelet-európai régiós vezetője. “Ha a vállalatok nem akarnak lemaradni, automatizált, optimalizált folyamatokra van szükségük a munkavégzés hatékonyságának növelésére, beleértve a mindennapos adminisztrációs feladatokat." A 2013 júliusában elvégzett kutatás során a Lexmark 714 irodai alkalmazottat kérdezett meg 12 országban (Belgium, Franciaország, Németország, Magyarország, Olaszország, Hollandia, Lengyelország, Portugália, Dél-Afrika, Spanyolország és Egyesült Királyság).