Bizonyára Magyarországon is sokan ismerik David Allen nevét. Ő egy olyan szakértő, aki az évek során rengeteg embernek segített megszervezni az időbeosztását és feladatütemezését, illetve - ami talán a legfontosabb - a levelezőrendszereik inboxaiban felhalmozódó levelek kezelését. Mindezt a Getting Things Done (röviden: GTD, szabad fordításban: "Kerüljenek helyükre a dolgok") módszer alkalmazásával.

A GTD módszernek rengeteg elkötelezett híve van. Igényes mappákat és címkéket alkotnak - fizikaiakat és a digitálisakat egyaránt - több tucat kategóriában, majd minden egyes információmorzsát akkurátusan elhelyeznek azokban. David Allen Getting Things Done című könyve több százezer példányban kelt el, és az emberek dollárok százait hajlandók kifizetni azért, hogy meghallgathassák előadásait. De nagyon sok szervezőrendszer esetében az igazi probléma az - állapítja meg meglehetősen szkeptikusan a The New York Times elemzője, Sam Grobart -, hogy csupán az egyik típusú szorongást ("nincsenek jól megszervezve a dolgaim") képesek lecserélni egy másikra ("nincsenek jól megszervezve a dolgaim ennek a speciális rendszernek a követelményeihez").

Anélkül, hogy a bölcselet legmélyére ásnánk, vélhetően kijelenthető, hogy a legjobb rendszer alighanem az, amelyik nem is rendszer. Vagy másképpen fogalmazva: a legjobb rendszer igényli a legkevesebb változtatást a megszokott viselkedéshez képest. Néhány apró szokáson lehet, hogy módosítani kell, de nincs szükség a szigorúság olyan fokára, mint amilyet például a GTD módszer követel meg. Az ok pedig igazán nagyon egyszerű: bizonyos szervezési feladatok automatizálásával maga a technológia képes sokat tenni a hatékony munka érdekében. Sam Grobart saját egyszerű, öt lépésből álló módszerét ajánlja mindenki figyelmébe, és hogy kellően komolyan vehető lehessen, nevet is adott neki - nem csekély iróniával. A Letting Things Go - "Hadd menjenek a dolgok!" - módszernek az LTG rövidítés dukál.

A cikkíró szerint generációjának legjobb elméit nyomorították meg az e-mailek mappái és címkéi. Pedig csak azt teszik, amit ígérnek: racionális módon szortírozzák logikai egységekbe az e-mailek tartalmát. De a karbantartásuk gyakorta járhat veszteséggel. Mi van akkor, ha egy üzenet nem a megfelelő mappába kerül? Mi van akkor, ha egy üzenetet nem sikerült megfelelően archiválni, és egy rutin jellegű tisztogatás alkalmával eltűnnek a hozzá tartozó adatok? A címkék vagy mappák folyamatos ápolgatása állandó - és dühítő - éberséget követel meg. Szerencsére a technológia képes a helyükre tenni ezeket a mappákat és címkéket - ha haszontalanok, jelentősen csökken a súlyuk.

Amikor keresünk valamit, jobbára egyetlen dologra vagyunk kíváncsiak: a repülőjegy visszaigazolásának számára, a vacsorára szóló meghívóra vagy a banki kimutatásra. Ma már ugyanakkor szinte az összes e-mail-programhoz és operációs rendszerhez fejlett keresési funkció kapcsolódik, amely képes felszínre hozni minden olyan üzenetet, amely tartalmazza a keresett szót, számot vagy kifejezést. A Windows 7 univerzális keresője éppúgy megtalálja a számítógépen tárolt adott e-mailt, ahogyan a Mac OS X Spotlightja is. Az összes nagyobb webes e-mail-szolgáltatás lehetővé teszi, hogy megtaláljunk egy üzenetet a feladó, az üzenet tárgya vagy a szövegtörzs alapján.

Egy elkülönített mappa fenntartása csupán akkor lehet jó ötlet, ha egy dolognál többet keresünk - például olyan leveleket, amelyek egy meghatározott, hosszabb távú projekthez kapcsolódnak, mint amilyen a családi vakáció vagy egy lakásfelújítás -, de a legtöbb e-mailt nyugodtan ott hagyhatjuk rendezetlenül az inboxunkban. (Megjegyzés: ne feledjük, hogy a keresési megoldás nem működik, ha az e-maileket okostelefonon tároljuk. Egy iPhone-felhasználó például csak a címzett, a küldő vagy a levél tárgya szerint tudja szűrni az üzeneteit - az, hogy mi van a levélben, ismeretlen marad előtte. Ha viszont a Gmailhez hasonló webes e-mail-szolgáltatást vesz igénybe, akkor a Google-app révén a levél szövegében lévő szavakra is rákereshet.)

A levelezés szervezésének minősége exponenciálisan nő, ha csökken a nemkívánatos e-mailek mennyisége. Az ilyen küldemények feladóinak blokkolása (block sender) kegyetlen, de hűséges eszköz ebben a folyamatos küzdelemben. "Nyilvánvaló, hogy a spamek küldőit könyörtelenül blokkolni kell, de miért álljunk meg itt?" - teszi fel a meghökkentő kérdést a cikkíró. Véleménye az, hogy nyugodtan blokkoljunk legitim embereket és intézményeket is! Katalógusokkal kereskedők? Blokkolhatók. Azok a politikai csoportok, amelyek e-mailben üzennek a választások vagy népszavazások után? Tiltólistára velük!

Chris Anderson - a Wired című magazin alapítója és főszerkesztője - egyszer közreadta azoknak a publicistáknak az e-mail-címeit, akiket blokkolásra ítélt, mondván, hogy azok vaktában küldtek neki mindenféle dolgokat. A lista döbbenetesen hosszú, valóságos PR-szereplőkkel, akik vélhetően egy életre szóló leckeként vették tudomásul, hogy a szerkesztő egy sort sem volt hajlandó elolvasni tőlük az elmúlt években. Azoknak, akik attól szenvednek, hogy dugig telt az inboxuk, érdemes a monitoruk mellé kiakasztaniuk Chris Anderson portréját.

Ennél vélhetően jóval humánusabb megoldás lenne leiratkozni a különböző e-mail-listákról vagy módosítani az egyes oldalakhoz kapcsolódó beállításokat. Igen, de ez jóval több időt is venne igénybe, és miért kellene tapintatosnak lenni az olyan oldalakkal vagy személyekkel szemben, amelyek vagy akik elárasztják szeméttel a postaládánkat? És még egy gondolat: használjuk a megfelelő inboxot a megfelelő üzenethez. Ezek az inboxok egyre gyakoribbak - és nemcsak a munkával vagy a személyes e-mail-fiókokkal kapcsolatosak. A Facebooknak is megvan az inboxa, akárcsak a Twitternek, a LinkedInnek, a Google +-nak és más szolgáltatásoknak.

A legtöbb esetben ezekből az inboxokból jön az e-mail, amikor üzenetünk érkezik vagy bekövetkezik valamilyen más esemény. Ajánlatos kikapcsolni ezeket a riasztásokat: maradjanak az üzenetek ott, ahol és amire vonatkozóan keletkeztek! A "Joe Smith megjelölt téged egy fényképen!" vagy a "Jane Jones továbbküldte a Twitter-bejegyzésedet" jellegű üzenetek feleslegesen tömítik el az inboxokat - egyszerűen el kell látogatni azokra az oldalakra, ahol az ilyenek keletkeztek.

Egy inbox gyakorta több, mint egy olyan hely, ahol meg lehet nézni az üzeneteket. Lehet akár a tennivalók listájának gyűjtőhelye is. Ennek legegyszerűbb változata az, amikor valaki küld magának egy emlékeztetőt valamilyen feladattal kapcsolatban. De mi a helyzet a másoktól érkező üzenetekkel? Ezekben is szerepelhet valami olyan dolog, amelyet követni szeretnénk, de nem most azonnal. Ha hagyjuk, hogy csak úgy meglapuljon az ilyen üzenet az inboxunkban, fennáll a veszélye, hogy az újonnan érkező üzenetek fokozatosan egyre hátrább szorítják a listában, egészen addig, amíg a feledés homályába nem vész.

Szerencsére léteznek olyan oldalak és plug-inek, amelyek révén menedzselhető a levelezés, és az ilyen tartalmú e-mailek egy meghatározott időpontban ismét az inboxok elejére kerülhetnek. A Nudgemailhez, Followuphoz, Followupthenhez vagy a Boomeranghoz hasonló szolgáltatások révén az ilyen üzenetek ismét újként jelenhetnek meg az inboxban: késleltetve kapjuk meg őket, saját magunktól forwardolva: egy óra, egy hét vagy akár egy hónap múlva.

Takarítsuk meg azt az időt és fáradságot, amelyet egy címlista gondos összeállítására áldoznánk. Ha valaki elmenti az összes e-mailjét, máris rendelkezik egy olyan kereshető adatbázissal, amelyben mindenki benne van, aki valaha is írt neki e-mailt. Aki Outlook-felhasználó, annak érdemes használnia a Xobni nevű plug-int: automatikusan végrehajtja a címjegyzékkel kapcsolatos feladatokat, valahányszor egy új e-mail érkezik a postafiókba. A következő alkalommal, amikor kapcsolatba kell lépni valakivel, elég rákeresni a nevére. És ha nem jut eszünkbe a név, akkor sincs gond: irányadó lehet a cég neve vagy a doménnév.

Ennek a megoldásnak egy különösen szép vonása (azon felül, hogy nem kell pátyolgatni a címjegyzéket), hogy természetes formában naprakész: mindig az adott személytől kapott legfrissebb üzenet lesz szem előtt. Ez akkor lehet különösen hasznos, ha valaki munkahelyet és levelezési szolgáltatót vált, ám lehet, hogy menet közben elfelejtettük frissíteni ezeket a változásokat a névjegyzékben. És ha mindezekkel a feladatokkal végeztünk, már csak egy dolog van hátra.

Ez a rendszer nem mindenható, mint ahogy egyik sem az. Az e-mailekkel együtt élni annyit jelent, hogy tudomásul vesszük: mindig sok van és mindig sok lesz belőlük. Nem kell legyőznünk önmagunkat emiatt. A lazítást megkönnyítendő a The New York Times cikkírója egyfajta zárszóként Reinhold Niebuhrt - amerikai teológust, filozófust, politológust - idézi, aki természetesen nem az e-mailekkel kapcsolatos gondokra gondolt, amikor a Derűs imádságot fogalmazta, mindazonáltal megfontolandóak a szavai: "Istenem, adj nekem türelmet, hogy elviseljem, amit nem tudok megváltoztatni, bátorságot, hogy megváltoztassam, amit tudok, és bölcsességet, hogy e kettőt meg tudjam különböztetni."