SG.hu
Elkerülhetetlen a dokumentumok digitalizációja
A digitalizáció és a mobilizáció kell, hogy kapja a legnagyobb hangsúlyt a dokumentumkezelésben a kis-és középvállalkozásoknál – véli a Xerox kkv-s szakértője, Darren Cassidy, aki szerint mindezek a jövőben a költségcsökkentés és a hatékonyságnövelés legfontosabb elemeivé válhatnak cégmérettől függetlenül.
Egyre többen eszmélnek rá arra, a kkv szektoron belül is, hogy a papírigényes folyamatok mérséklésével a vállalkozások jelentős megtakarításokat érhetnek el. Ez fontos felismerés, azonban nem mindegy, hogyan menedzselik ezt az átalakítást a cégek házon belül. Hiszen csak a kinyomtatott papírok mennyiségi korlátozásával nem gyorsulnak fel a folyamatok, és a kiadások sem csappannak meg számottevően – hangsúlyozza a Xerox szakértője.
Cassidy szerint muszáj komplexen kezelni a digitális transzformációt és sokkal inkább a papíralapú folyamatok, valamint a digitális munkamenet egyensúlyának megteremtésére érdemes törekedni. A nyomtatók számának optimalizálása mellett az automatizált digitális munkafolyamatok kialakítására kell összpontosítani. Ez utóbbiakkal a produktivitás szignifikánsan növelhető, aminek köszönhetően a vállalkozások jövedelmezősége is gyarapszik.
A Xerox legutóbbi, több mint ezer amerikai és európai vállalat körében végzett kutatása szerint a megkérdezett kis-és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek az optimalizált nyomtatási rendszer működtetését lehetővé tevő menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). A válaszadók 42 százalékának már van ilyen szolgáltatásra vonatkozó szerződése, míg 40 százaléknak szándékában áll MPS együttműködést kötni egy éven belül.
A digitalizáció óriási előnye, hogy a dokumentumok egyszerre többek számára elérhetővé válnak és ezzel párhuzamosan a hozzájuk kapcsolódó feladatok elvégzése is felgyorsul, kiiktatva a lassú és drága manuális műveleteket, vagy a biztonsági kockázatokat. Utóbbi kapcsán a Xerox szakértője úgy látja, hogy a digitalizált dokumentumok védelme ma már a lehető legmagasabb színvonalon megoldható, szemben a kinyomtatott anyagokéval.
Mindezek kiterjeszthetőek a mobil eszközökre is, miután a jelenlegi trendek szerint egyre jellemzőbbé válik, hogy a dolgozók már nem csupán az irodában ülve végzik el a feladataikat, hanem akár utazás közben, vagy éppen egy másik helyszínen zajló tárgyalás előtt. Ennek megfelelően a Xerox várakozásai szerint az elkövetkező időkben dinamikusan bővül a mobil nyomtatást használók köre is, akik számára a mobil nyomtatási szolgáltatások kiemelt fontosságúvá válnak a munkájuk gördülékeny menedzselése érdekében.
Egyre többen eszmélnek rá arra, a kkv szektoron belül is, hogy a papírigényes folyamatok mérséklésével a vállalkozások jelentős megtakarításokat érhetnek el. Ez fontos felismerés, azonban nem mindegy, hogyan menedzselik ezt az átalakítást a cégek házon belül. Hiszen csak a kinyomtatott papírok mennyiségi korlátozásával nem gyorsulnak fel a folyamatok, és a kiadások sem csappannak meg számottevően – hangsúlyozza a Xerox szakértője.
Cassidy szerint muszáj komplexen kezelni a digitális transzformációt és sokkal inkább a papíralapú folyamatok, valamint a digitális munkamenet egyensúlyának megteremtésére érdemes törekedni. A nyomtatók számának optimalizálása mellett az automatizált digitális munkafolyamatok kialakítására kell összpontosítani. Ez utóbbiakkal a produktivitás szignifikánsan növelhető, aminek köszönhetően a vállalkozások jövedelmezősége is gyarapszik.
A Xerox legutóbbi, több mint ezer amerikai és európai vállalat körében végzett kutatása szerint a megkérdezett kis-és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek az optimalizált nyomtatási rendszer működtetését lehetővé tevő menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). A válaszadók 42 százalékának már van ilyen szolgáltatásra vonatkozó szerződése, míg 40 százaléknak szándékában áll MPS együttműködést kötni egy éven belül.
A digitalizáció óriási előnye, hogy a dokumentumok egyszerre többek számára elérhetővé válnak és ezzel párhuzamosan a hozzájuk kapcsolódó feladatok elvégzése is felgyorsul, kiiktatva a lassú és drága manuális műveleteket, vagy a biztonsági kockázatokat. Utóbbi kapcsán a Xerox szakértője úgy látja, hogy a digitalizált dokumentumok védelme ma már a lehető legmagasabb színvonalon megoldható, szemben a kinyomtatott anyagokéval.
Mindezek kiterjeszthetőek a mobil eszközökre is, miután a jelenlegi trendek szerint egyre jellemzőbbé válik, hogy a dolgozók már nem csupán az irodában ülve végzik el a feladataikat, hanem akár utazás közben, vagy éppen egy másik helyszínen zajló tárgyalás előtt. Ennek megfelelően a Xerox várakozásai szerint az elkövetkező időkben dinamikusan bővül a mobil nyomtatást használók köre is, akik számára a mobil nyomtatási szolgáltatások kiemelt fontosságúvá válnak a munkájuk gördülékeny menedzselése érdekében.