A Hibridlevél Kft. által bevezetett szolgáltatás lényege, hogy a legfejlettebb adatbiztonsági szabványoknak is megfelelve postai levél küldését teszi lehetővé a számítógépről, ezzel egyszerűsíti és meggyorsítva a folyamatot.

A hibridlevél ötlete nem új: minek kellene kinyomtatni a leveleket és elvinni a postára, ha - némi túlzással - a számítógépről a postaládába is nyomtathatok? A Hibridlevél Kft. több mint egy éves fejlesztés és negyedéves tesztelés után valósította meg az ötletet Magyarországon. A hibridlevél küldéséhez a felhasználó a számítógépén megszerkeszti a levelet, majd elektronikusan elküldi a szolgáltatónak, ahol 24 órán belül kinyomtatásra, borítékolásra és postázásra kerül, így a címzett akár már másnap megkaphatja. Azonban az egyszerűnek tűnő folyamat működését jelentős informatikai fejlesztések, speciális géppark és a legszigorúbb adatbiztonságot garantáló informatikai háttér teszik lehetővé. Az alkalmazott technológia többrétegű (stílusosan) hibrid platform, amely skálázható. A teljes szolgáltatás informatikai hátterét az egyik legnagyobb hazai telekommunikációs szolgáltató biztosítja.

A cég közleménye szerint a rendszer teljesen automatikus, emberi beavatkozás nélkül jutnak el a fájlok a nyomtatókig. A hibridlevél rendszerében a teljes dokumentumkezelési lánc titkosított csatornán keresztül zajlik, elsősorban EV SSL (Extended Validation SSL) titkosítás felhasználásával, ami azt jelenti, hogy nem csak a domaint, hanem a szolgáltatást nyújtó céget is ellenőrizték. A személyes adatok védelmét ISO 27001 tanúsítvány garantálja, amely az egyik legmagasabb szintű adatbiztonsági minőségi tanúsítvány. Maga a gyártási lánc is teljesen zárt, tehát minden feldolgozás üzemen belül egy izolált (internet nélküli) hálózaton történik. Az adatokat magyarországi TIER 3-as biztonsági szintű adatközpontban tárolják.

A levelek feladása három módon történhet: webes felületen, virtuális nyomtató segítségével valamint API-n keresztül. Webes felületen a kész dokumentumot lehet feltölteni egy e-mail megírásához hasonló felhasználóbarát módszerrel. A virtuális nyomtatóval való küldéshez telepíteni kell egy szoftvert, amellyel lényegében bármilyen szoftverből lehet levelet küldeni - ebbből lehetséges a nyomtatás. A rendszer jelenleg elsősorban a Microsoft Word (.doc; .docx) és Adobe Acrobat (.pdf) formátumokat támogatja. A nagy, havi 10 ezer levél feletti forgalmat bonyolító cégek számára elérhető a Hibridlevél Pro szolgáltatás, amellyel úgynevezett API-n keresztül nagy mennyiségben lehet adatokat átadni. Ez lényegében két rendszer közötti kommunikáció, amely lehetővé teszi külső CRM, ERP, számlázó rendszerekből való adatfogadást.

A sajtóanyag szerint a hibridlevél használatával rövidül a postai levélküldés folyamata, mely lényegében a dokumentum megszerkesztésével és online elküldésével véget ér. Ezzel megtakaríthatók a nyomtatásra és postázásra fordított erőforrások, a nyomtatás, borítékolás és postára adás ideje, a papír és a festék költségei. A szolgáltatás kényelmes, gyors és költséghatékony - ára megegyezik egy postai küldeményével. Minden olyan levél küldésére alkalmas, ahol nem kell eredeti aláírásnak szerepelnie, az egyszerű szövegtől a 600 dpi minőségű nyomtatványig. Főbb felhasználási területei számlák, felszólító levelek, direkt marketing levelek, egyenlegek, értesítések küldése. A fejlesztő Hibridlevél Kft. reményei szerint a hibridlevél forradalmasítja a postai levélküldést.