A Microsoft menedzsmentje vezetői levelek formájában igyekszik betekintést nyújtani a vállalat stratégiai szintű elképzeléseibe.

Az elmúlt évtized során a számítógépes programok megteremtették a kapcsolatot a szigetként elkülönülő információcsoportok között, a technológiai fejlődés pedig nagy teljesítményű eszközöket adott az emberek kezébe, melyek megkönnyítették számukra a kommunikációt, az együttműködést és az adatokhoz való hozzáférést. Bill Gates szerint ezért az előttünk álló, szoftverekkel kapcsolatos kihívások nem annyira az információhoz való hozzáférésről, sokkal inkább a már meglévő információ értelmezéséről szólnak; hogy lehetőséget teremtsenek a prioritások meghatározására, a szakértelem kamatoztatására, a kulcsfontosságú adatok megjelenítésére és megértésére, valamint az információban gazdag környezettel való együttélésre.

A Microsoft szerint ahhoz, hogy megfelelő választ adhassunk ezekre a kihívásokra, elsősorban az infómunkás alkalmazásoknak kell fejlődniük. Jelenlegi képességeinket kamatoztatva olyan alkalmazásokat kell létrehoznunk, amelyek segítik az infómunkásokat a folyamatosan változó környezethez való alkalmazkodásban. Az alakfelismerés, az intelligens tartalom, a vizualizáció és a szimuláció terén elért eredmények, csakúgy, mint a hardver, a képernyők és a vezeték nélküli hálózatok újításai, mind lehetőséget adnak annak újragondolására, hogyan járulhatnak hozzá a szoftverek a könnyebb munkavégzéshez.

Napjainkban a versenyképesség egyik legfontosabb tényezője az ötletek értékké való átalakításában rejlik - a folyamatok fejlesztésében, a stratégiai meglátásokban és a testreszabott szolgáltatásokban. Egy változatos, ugyanakkor egységes világpiac felé haladunk, ahol a kultúrákon és kontinenseken átívelve ügyfelek, partnerek és beszállítók mind együttműködnek egymással. A globális munkaerő mindig ugrásra kész és mindig elérhető - ezért új eszközök szükségesek ahhoz, hogy az emberek munkaidejüket és magánéletüket optimálisan szervezzék meg, és prioritásokat állítsanak fel. Az üzleti világ egyre átvilágíthatóbbá válik, egyre nagyobb az igény a felelősségi körök pontos meghatározására, a biztonság és a titoktartás megteremtésére a szervezeteken belül és azok között. Emellett az interneten felnőtt fiatalok generációja hamarosan belép a munkaerőpiacra, olyan munkastílust hozva magukkal, amelyek számukra már olyan természetesek, mint nekünk a toll és a papír volt.

Mindezek a változások új és jobb eszközöket, munkamódszereket jelentenek, ugyanakkor számos kihívással is szembesítenek, amelyekkel nap mint nap meg kell küzdeni. Gates szerint ezért fel kell készülni a hatalmas információáradatra, folyamatos koncentrációra, az újonnan elsajátítandó készségekre és a fokozódó teljesítménykényszerre.

Az nformációs túlterhelés például egyre komolyabb akadályt jelent a termelékenység szempontjából: egy átlagos irodai alkalmazott tízszer annyi elektronikus levelet kap, mint 1997-ben, és ez az arány folyamatosan nő. Nemrégiben egy tanulmány kimutatta, hogy az alkalmazottak 56 százalékát nyomasztja a több párhuzamosan futó projekt, és munkájukat túl gyakran szakítja félbe valami. Egyharmaduk elmondta, hogy az egyidejű feladatok és a zavaró tényezők akadályozzák őket abban, hogy időnként megálljanak és átgondolják a végzett munkát. A becslések szerint az Egyesült Királyságban a stressz felel a munkahelyi hiányzások és betegszabadságok közel harmadáért.

Ugyanakkor a munkavégzéshez szükséges információt általában elég nehéz megtalálni. A nyolcvanas és kilencvenes évek szoftveres fejlesztései, amelyek forradalmasították az információ létrehozásának és kezelésének módját, egy sor új kihívást eredményeztek az információk összegyűjtése, megjelenítése és megértése kapcsán valamint a döntéshozatali mechanizmusokban. Iparági elemzők becslése szerint az infómunkások munkanapjuk közel 30 százalékát a szükséges adatok keresésével töltik. Mindaz az idő, amelyet az emberek az adatok utáni nyomozással, a dokumentumok kezelésével és rendszerezésével töltenek, sokkal többet érne, ha elemzésre, együttműködésre, összefüggések felismerésére és egyéb értéknövelő munkára fordítanák.

"A Microsoftnál úgy vélijük, hogy a világpiacon a vállalkozások rugalmasságának és termelékenységének kulcsa az alkalmazottakban rejlik - olyan eszközöket kell a kezükbe adni, amely növeli hatékonyságukat és értékteremtő képességüket. Ahhoz, hogy ez valóra válhasson, szoftverek egy új generációjára van szükség" - írja Gates.

Hogyan fogunk dolgozni?

A következő évtizedben előttünk áll a nagy lehetőség, hogy a vállalatokat méretüktől függetlenül segítsük munkatársaik és munkacsoportjaik hatékonyságának maximalizálásában, az ügyfelekkel és partnerekkel való mélyebb kapcsolatok kialakításában, a megalapozott és gyors döntéshozatalban, illetve a létfontosságú adatok kezelésének megkönnyítésében és védelmének biztosításában.

Az infómunkás alkalmazások következő generációja számos új és nagy jövő elé néző technológiát fog felhasználni, amely ténylegesen javítja az emberek munkáját. Az alkalmazások olyan új funkciókat nyújtanak majd, mint a gépi tanulás, az adatok és objektumok részletes metaadatai, az együttműködés új, szolgáltatás-alapú szabványai, a számítástechnika, és a megjelenítést végző hardverek fejlesztései, valamint az önmagukat felügyelő, és önmagukat konfiguráló alkalmazások.

A "mindig elérhető" számítástechnikai környezet egyik nagy kihívása a prioritások meghatározása, az összpontosítás, és a megszakítás nélküli munka. Napjaink alkalmazásai ezek egy részével meg tudnak birkózni, de közel sem olyan szinten, mint ahogy arra az emberi ítélőképesség és tudat képes. Ez azonban Gates szerint hamarosan meg fog változni - az új programok tanulnak majd abból, ahogyan a felhasználó dolgozik, felismerik az igényeket, és segítenek a prioritások felállításában.

A szabályok, valamint az elsajátított viselkedésformák következtében számos rutinszerű feladat hamarosan automatizálhatóvá válik. A szoftver képes lesz arra, hogy kikövetkeztesse, min dolgozik a felhasználó, hogy ez alapján integrált és proaktív módon biztosítsa a szükséges információt. Ahogy a szoftver fokozatosan megtanulja a felhasználó munkával kapcsolatos szokásait, képessé válik arra, hogy rugalmasan kezelje a megszakításokat. Ha például az alkalmazott egy szoros határidejű és nagyon fontos emlékeztetőn dolgozik, a szoftver ezt felismeri, és például csak a főnöktől és családtagoktól érkező telefonhívásokat és elektronikus leveleket engedélyezi.

Az integrált kommunikáció egyetlen belépési pontot fog biztosítani a hálózati világban, amely azonos valamennyi alkalmazás és eszköz esetén. A felhasználóknak egységes, teljes áttekintésre van szükségük a kommunikációs beállításokat és lehetőségeket illetően, amelyeket olyan könnyen elérhető eszközök egészítenek ki, mint a hangfelismerés és a gépi fordítás. A levelek meghallgatásának vagy a hangüzenetek elolvasásának is lehetővé kell válniuk. Mindez egyetlen, egységes nézetben kell, hogy elérhető legyen: a projektekkel kapcsolatos emlékeztetők, a megbeszélések, az üzleti alkalmazások, a címjegyzék és a naptár - függetlenül attól, hogy a felhasználó az íróasztalnál, a folyosó végén, úton vagy otthon van.

A jelenléttel kapcsolatos információk felhasználásának még számos kihasználatlan területe van, amelyek megkönnyíthetik az információk és emlékeztetők továbbítását, valamint a problémák megoldását célzó alkalmi együttműködések létrejöttét. A jelenléttel kapcsolatos információk összekötik az embereket és időbeosztásukat a dokumentumokkal és a munkafolyamatokkal, így a felhasználók mindig naprakész információkkal rendelkeznek a változó adatokat illetően és hozzájuthatnak az éppen végzett feladattal kapcsolatos szakértői véleményhez.

A következő évtized során a megosztott munkaterületek sokkal robusztusabbakká fognak válni: a munkafolyamatok automatizálását, valamint a munka elvégzéséhez szükséges emberek, adatok és erőforrások összekapcsolását a mostaninál szélesebb funkcionalitással rendelkező eszközök fogják segíteni. A megbeszéléseket kifinomult kamerák fogják rögzíteni, amelyek felismerik az éppen beszélő személyt. A táblára írt megjegyzéseket a rendszer automatikusan rögzíti, és elektronikus levélben elküldi valamennyi résztvevőnek, továbbá mellékeli a megbeszélésről készült videofelvételt, s mindezt adattároló funkciója révén el is raktározza.

Az XML és a webes szolgáltatások gazdag tárháza lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy partnereikkel megosszák az adatokat és folyamatokat, és több szervezeten is átívelő ellátási láncokat hozzanak létre, amelyek egységes egészként működnek. A webes szolgáltatások körének bővítésével optimalizálható és csökkenthető a kézzel végzett munka mennyisége, és ezek az ellátási láncok sokkal hatékonyabbá tehetők. Az alkalmazottaknak semmi szükségük arra, hogy kézzel párosítsák össze a megrendelőket és számlákat. Nincs szükség arra sem, hogy a számlákat kinyomtassák, és postázzák, ha egyszerűen továbbíthatók elektronikus úton.

Az új szolgáltatások rugalmas lehetőségeket biztosítanak az információ kezelésére, amely messze túlmutat napjaink fájl és mappa metaforáján. Nem lesz szükség arra, hogy a felhasználó úgy gondolkozzon, mint egy adatbázis, és a keresett információ megtalálásához lekérdezéseket hajtson végre. Az alakfelismerés hozzájárul az információ automatikus megjelöléséhez és rendszerezéséhez, a dokumentumok lényegének kivonatolásához, ezáltal megkönnyítve a lekérdezést.

A kifinomult algoritmusok képesek lesznek arra, hogy több millió gigabájt adatot átnézve olyan trendeket ismerjenek fel, amelyek esetleg elkerülték az elemzők figyelmét. Az alkalmazásoknak alkalmasnak kell lenniük az óriási adatmennyiségben rejlő értelmes összefüggések felfedezésére, és azok a szakértők - vagy akár automatizált folyamatok - felé való továbbítására, akik ezek alapján döntéseket hozhatnak és cselekedhetnek. Ezek a műveletek változásokat okozhatnak más munkafolyamatokban, automatikusan végiggyűrűzhetnek a rendszeren, ezáltal az egész vállalat rugalmasabbá és gyorsabb reagálásúvá válik. Idővel a szoftver megtanulja, a felhasználók milyen információt használnak - és milyet nem - és működését ennek megfelelően alakítja.

Az alkalmazásoknak a teljes munkafolyamatot támogatniuk kell, az egyes tevékenységekkel kapcsolatban adatokat és mérőszámokat kell biztosítaniuk, hogy könnyebb és gyorsabb legyen a rossz hatékonyságú elemek és problémás pontok felismerése. Az intelligensebb munkafolyamat-eszközök az alakfelismerés és logika felhasználásával olyan problémákat tudnak majd azonosítani, mint a vásárlók ismétlődő kifogásai vagy a raktárkészlettel kapcsolatos gondok, melyeket a megfelelő döntéshelyzetben lévő személyhez juttatják el. Ez hozzájárul majd a nem működő vagy nem hatékony folyamatokból következő időveszteség és hibák csökkentéséhez.

A termelékenységet biztosító alkalmazások új generációja

A munka új világában, ahol az együttműködés, az üzleti intelligencia és az idő, illetve a figyelem megfelelő priorizálása a siker kulcsfontosságú tényezője, a Microsoft alapítója szerint az infómunkások által használt eszközöknek olyan módokon kell fejlődniük, amely nem a rendszer összetettségét növeli, mert az emberek már most érzik a "mindig elérhető" világ nyomását és a termelékenység állandó fokozásával kapcsolatos elvárásokat.

"Hisszük, hogy ezen problémákra az integráció, a folyamatok egyszerűsítése, és az összetettséget kezelő alkalmazások és szolgáltatások új generációja adhat választ, amelyek a kevésbé értékes feladatok automatizálásával és az összetett adatok értelmezésével jelentős munkaerő-kapacitásokat szabadítanak fel. Célunk, hogy mindez olyan platform segítségével valósuljon meg, amely a jelenlegi Microsoft Office programjai és szolgáltatásai által alkotott rendszer megbízható alapjaira épül. Lehetővé kívánjuk tenni az emberek számára, hogy professzionális dokumentumokat hozzanak létre, bárhonnan elérjék a munkájukkal kapcsolatos adatokat, és hatékonyabban kezeljék személyes, csoporttal és projekttel kapcsolatos feladataikat."

"Egy olyan biztonságos infrastruktúrába fektetünk be, amely bárki számára lehetővé teszi, hogy együttműködjön másokkal dokumentumok létrehozásában és a különböző munkafolyamatokban. Megkönnyítjük a vállalatok számára az értékes tartalom létrehozását, nyomon követését, kezelését és terjesztését a szervezeten belül és kívül egyaránt. Emellett nyílt XML szabványokat és az alkalmazások fejlesztését biztosító eszközöket kínálunk, hogy a vállalati fejlesztők az igényeknek megfelelő alkalmazásokat hozhassanak létre és bővíthessenek." "Bár a Microsoft több mint két évtizede végez fejlesztéseket az infómunkások számára, mégis sok szempontból még csak megkarcoltuk a felszínét annak, hogy a szoftver milyen módon segíthet az embereknek a bennük rejlő lehetőségek kibontakoztatásában" - zárja levelét Bill Gates.