A jövő irodái végre a valós emberi szükségletekre adnak majd választ - erre jutott az Oki, a nyomtatott kommunikáció specialistája és a kutatásba bevont, neves szakemberekből álló Institute of Directors (IoD).

A kutatás eredményeit bemutató jelentés szerint a jövő irodája egyre inkább az ember köré fog épülni, így azok nemcsak a szemnek lesznek kellemesek, hanem a mostaninál jobban elősegítik a hatékonyságot és a jó közérzetet. A belső terek kialakítását alapvetően befolyásolják az új technikai eszközök.

A Working Foundation 2003-as jelentése szerint a sűrűn változó menedzsment struktúrák és a projektek feladatmegosztásai miatt sokszor nehéz átlátni, hogy egy szervezeten belül hol kezdődik az egyik osztály és hol kezdődik a másik. A látszólag organikus irodai szerveződések ellenére a munkatársak gyakran még mindig a környezetükkel küzdenek ahelyett, hogy élveznék őket. Mivel életünk jelentős részét munkahelyünkön töltjük, létfontosságú, hogy környezet a lehető legjobban igazodjon a személyiségünkhöz, ezzel mozdítva elő a kreativitást és a jobb teljesítményt.


Az Oki és az kutatásba bevont szakértők szerint a jövőben az alábbi tendenciák fognak érvényesülni:

A vezetéknélküli hálózatokkal (Wi-Fi) a munkatársak az irodában bárhol helyet foglalhatnak, akár az épületen kívül is anékül, hogy elvesztenék a laptop- és telefonkapcsolatot.

A "hotdesk" elmélet ugyan nem új, de ezt továbbfinomítva nemcsak az IT-környezet veszi majd fel a felhasználó profilját, hanem az iroda többi része is, így a világítás, a hőmérséklet is a munkatársak egyéni igényeihez igazodik majd.

A vezetéknélküli hálózatoknak köszönhetően a kollégák számítógépükkel együtt szinte bárhol összegyűlhetnek tárgyaláshoz, ötleteléshez és informális megbeszélésekhez.

A hivatalos találkozók céljára szolgáló tereket plazma képernyőkkel és érintőtáblákkal (smart boardokkal) szerelik fel; utóbbi esetében a résztvevők egérrel vagy akár az ujjukkal helyben beleírhatnak vagy rajzolhatnak az adott képernyőre, majd a változtatást a hálózatra el is menthetik.

"Üdvözöljük azokat az irodai technológiákat, amelyek progresszív módon hozzák közelebb egymáshoz az embereket, elősegítik a hatékonyabb üzleti kommunikációt, vele a jobb közérzetet és az eredményességet. Az igazán jó munkahely véleményem szerint arról ismerhető meg, hogy nem kell noszogatni az embereket ahhoz, hogy jól dolgozzanak. Ebben pedig az irodai környezet kialakítása és a kommunikáció kulcsszereppel bír" - nyilatkozta Érdi-Krausz Gábor, az Oki Systems (Magyarország) ügyvezető igazgatója.


Néhány tipp - bevált eljárások kis- és közepes vállalkozások számára

Szemlélje kritikusan munkahelyét. Érdemes rendszeresen áttekinteni, hogy tényleg megfelel-e a berendezés az adott tevékenységre. Néha egészen apró változtatások is meglepően jó eredményt hoznak.

A munkatársak értékelik, ha nincsenek helyhez kötve. A vezetékmentes helyi hálózatok és telefonok rendkívüli mozgásszabadságot nyújtanak.

Érdemes félretenni bizonyos státuszszimbólumokat: egyáltalán nem biztos, hogy egy nagy cégnek arányosan nagy irodában kell működnie; egy menedzser jellemzően mindössze 2 órát tölt íróasztalánál, ezért érdemesebb nagyobb súlyt fektetni a találkozások helyszínére. Ugyanez igaz a technikai eszközökre is: az adminisztratív munkatársaknak például sokkal fontosabb egy nagy teljesítményű és megbízható nyomtató, mint a főnöknek, aki eleve nem tudja kihasználni a kapacitását.

Amennyiben szolgáltató cégről van szó, érdemes az kommunikációs csatornák helyett (email, a hangposta a fax és az intranet) a forródrótot is fenntartani.

Érdemes a kollégák figyelmét felhívni a látványos kommunikációs csatornákra: a színes nyomtatott anyagok, a flipchart a post-it és a videokonferencia hatékonyabbá teszi a munkát.

Jobb dolgozni egy személyre szabottan komfortos irodában; egy bonsai fa vagy egy kis tengerparti homok az asztalon (vagy netán a földön) előmozdítja a kreativitást.