Alex

Sokat veszítünk a hanyag iratkezelésen

Míg Nyugat-Európában 60, addig nálunk mindössze a cégek 20 százaléka használja az elektronikus iratkezelés valamilyen formáját, pedig használata akár 20 százalékkal növelheti a hatékonyságot.

A digitális dokumentumkezelő rendszerek összességében 5-20 százalékkal javítják a belső információáramlás hatékonyságát, amely jelentős profittöbbletet eredményezhet, ennek ellenére Magyarországon eddig csak lassan vezették be a sok irattal dolgozó vállalkozások − mondta Rosta János, a ProgAdat szakembere. Ma egy vállalat irányítása egy folyamatorientált dokumentummenedzsment rendszer (DMS) nélkül szinte egyértelműen magával kíséri a többletköltségek rizikóját, a határidők túllépését és a szervezetlen alkalmazottakat - hangoztatja a szakértő. Mindezek ellenére jelenleg a potenciális hazai vállalkozásoknak csak a 20 százaléka rendelkezik dokumentumkezelő megoldással, ők is elsősorban valamely vállalatirányítási rendszer kiegészítéseként használják ezeket. Ezzel szemben Nyugat-Európában az elterjedtség közel 60 százalékos.

Szerencsére ma már a vállalatokhoz egyre több információ érkezik eleve elektronikus úton (mailben, adatfájlokban, képként, stb.). Ezeket ugyanolyan gondossággal kell kezelni, mintha papír alapúak lennének, de nagy hiba lenne kinyomtatni és ezzel terhelni a környezetet csak azért, hogy iktassuk, vagy érkeztessük - húzza alá Rosta János. A dokumentummenedzsment bevezetése megelőzi az egyes iratok többszöri, felesleges kinyomtatását, jelentősen csökkentve a környezetterhelést. Megkönnyíti a dokumentumok visszakereshetőségét, drasztikusan rövidítve az erre fordítandó időt. Biztonságot ad a vezetőknek, hogy a vállalati vagyon részét képező tudás, információ nem vész el egy dolgozó távozásával.

A következő években a dokumentumkezelő rendszerek gyorsabb terjedését uniós források is támogatják. A vállalatok beruházási kedvét emellett az emberi munka kiváltása, ezzel a tévedés lehetőségének minimalizálása, továbbá az adatfeldolgozás és tárolás gyorsaságának, helyigényének csökkenése is ösztönzi - mutat rá a ProgAdat piaci elemzése.

Hozzászólások

A témához csak regisztrált és bejelentkezett látogatók szólhatnak hozzá!
Bejelentkezéshez klikk ide
(Regisztráció a fórum nyitóoldalán)
  • teddybear #3
    Amelyik cég tisztességes irattárat visz, annak minden irata megvan. Amikor apám elment Szolnokra igazolásért az olajosokhoz nyugdíj előtt, csak a nevét, születési dátumát és az anyja nevét kérdezték tőle. Ez volt délelőtt tíz körül, délre megkapta a papírt.
    És nem tudom, hogy én meg fogom-e kapni a már régen megszűnt cégektől a megfelelő papírokat.
  • AgentKis #2
    Persze a hang és videó kivétel, de a fénykép nem(!)
  • AgentKis #1
    Amíg az apeh, meg a többi ostoba hivatal mindent kér papíron, sőt ha elektronikusan kezelik, akkor papíron is(!), addig nincs miről beszélni az ügyben. A papíros nyilvántartás kötelező, ez egyben az elektronikus elterjedésének a gátja is. Gondoljuk arra, ha kötelező lenne a sapka viselete, mennyi kalap fogyna?

    Ezenkívül a kinyomtatott papírt még mindig hitelesebbnek tartják, mint kinyomtatás előtti digitális formáját (mondjuk egy tárgyaláson).